Gestionnaire financier et administratif (m/f) (réf. E00039699) (réf. F00039700) (réf. M00039701)

Qui recrute ?

Missions

En tant que gestionnaire financier et administratif, vous collaborez étroitement avec la responsable administrative et le comptable afin de contribuer activement à la gestion budgétaire, tout en participant à des missions administratives transversales au service de l’ensemble de l’organisation.

• Gestion budgétaire et financière :
  • Exécuter et contrôler les opérations comptables courantes (engagements, ordonnancements, imputations) dans SAP ;
  • Superviser les engagements et ordres de paiement, assurer la conformité des pièces et la tenue d’une documentation claire ;
  • Gérer les factures électroniques ;
  • Préparer les documents et justificatifs nécessaires contrôles financiers ;
  • Classer, archiver et organiser les pièces comptables et les documents administratifs (classement physique et numérique) ;
  • Préparation, envoi et suivi des contrats de prestation de services et la déclaration des indemnités.

• Relations avec parties prenantes :
  • Fournir aux équipes internes un suivi régulier et lisible de leur budget ;
  • Appuyer les autres services du Digital Learning Hub dans leur gestion budgétaire ;
  • Assurer le contact avec la Trésorerie (demandes de création / modification fournisseurs) ;
  • Entretenir des relations professionnelles avec les prestataires externes (corrections de factures, suivi des paiements).

• Gestion de transactions et autres opérations :
  • Encoder les données financières dans les tableaux internes et assurer le pointage des virements exécutés ;
  • Gérer les remboursements et recettes liés aux inscriptions aux formations, en assurant un suivi complet et traçable de toutes les transactions ;
  • Contribuer à la gestion des indemnités et des contrats de prestation pour les formations ;
  • Prendre en charge des tâches administratives complémentaires (contrats de prestataires, déclarations d’indemnités, demandes d’autorisation de repas, etc.) en soutien à l’équipe ;
  • Participer à la préparation des dossiers pour les contrôles interne et financier.

• Gestion des données et de la documentation :
  • Tenir à jour les données et bases de données ;
  • Assurer le classement et l’archivage des documents (papier et numérique) et veiller à leur accessibilité p.ex. dans Odoo.

• Soutien administratif transversal :
  • Gérer le courrier entrant/sortant du Digital Learning Hub ;
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers du Digital Learning Hub ;
  • Participer à l’organisation logistique de certaines événements ponctuels ;
  • Contribuer à la mise en œuvre et à l’amélioration continue des procédures internes.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise avancée des outils bureautiques, notamment Excel, Word, PowerPoint et Outlook, pour une gestion efficace des tâches administratives et financières ;
• Aisance avec les chiffres, les tableaux de suivi et les outils de gestion financière et budgétaire.

Compétences comportementales

• Rigueur et sens de l’organisation, avec une capacité à établir et à respecter les priorités tout en respectant les délais ;
• Capacités d’analyse et de synthèse ;
• Compétences en communication et travail en équipe, permettant une collaboration efficace dans un environnement multiculturel et à différents niveaux de l’organisation ;
• Intégrité et discrétion dans la gestion des informations sensibles ;
• Flexibilité, ouverture d’esprit et capacité d’adaptation face à l’évolution des procédures, des outils et des priorités.

Atouts

• Expérience en comptabilité budgétaire appliquée aux services de l'État à gestion séparée ;
• Expérience pratique avec SAP (saisie des opérations comptables et engagements) ;
• Compréhension du fonctionnement et des exigences du Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse ;
• Esprit critique et sens de l’initiative, avec aptitude à proposer des améliorations pour optimiser les processus administratifs et financiers.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.