Assistant administratif – Cellule encadrement Ecole de police (m/f) (réf. E00041484)

Qui recrute ?

Missions

• Effectuer des tâches de secrétariat et assurer un accueil physique et téléphonique au sein de l’unité;
• Gérer les courriers entrants et sortants (réception, rédaction, transmission);
• Suivre les dossiers dans les logiciels dédiés (CORRES, JDA, etc.);
• Trier, classer et archiver les documents;
• Gérer la messagerie électronique;
• Organiser les rendez-vous et tenir à jour les agendas des membres policiers de la cellule;
• Préparer les réunions (ordre du jour, documents de travail, réservation de salle);
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunion;
• Assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
• Saisir, vérifier et mettre à jour les données dans les bases et tableaux de suivi (Excel, Dashboard, etc.);
• Mettre à jour les listings internes (plans de service, formations, etc.);
• Préparer des notes internes et effectuer des retranscriptions de documents;
• Participer à l’organisation d’évènements internes (stages, festivités, réunions d’information, etc.);
• Effectuer des recherches administratives (Internet, LEGILUX, bases de données spécialisées, etc.);
• Assurer le rôle de point de contact avec les services de police, les directions et les interlocuteurs externes pour le suivi des dossiers et des demandes liées à l’unité.

Nous vous informons que suite à la réception de votre candidature, une « épreuve spéciale » vous sera envoyée et doit être remplie obligatoirement afin que votre candidature soit recevable.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Utiliser des logiciels internes de gestion des dossiers et des formations (p. ex. outils de gestion des candidats, plannings, présences, etc.);
• Rédiger des courriers, notes de service, convocations, comptes rendus de réunions et documents liés à la formation de base;
• Gérer les agendas et de plannings de formation (organisation des cours, examens et stages pratiques);
• Organiser et porter un appui logistique lors de la mise en place des formations pratiques (contacts avec les unités, réservations de salles, gestion du matériel, préparation des feuilles de présence et des documents de travail).

Compétences comportementales

• Intégrer l’information;
• Résoudre des problèmes;
• Soutenir les agents et les collègues de travail;
• Agir de manière orientée service;
• Faire preuve de fiabilité et disponibilité;
• Savoir travailler de façon autonome et en équipe;
• S’auto développer;
• Connaître la législation et règlements de la PGD;
• Atteindre des objectifs.

• Compétences linguistiques:
  • Compétences écrites:
    • Luxembourgeois;
    • Français;
    • Allemand.
  • Compétences orales:
    • Luxembourgeois;
    • Français;
    • Allemand.

Atouts

• Expérience dans un service de secrétariat et/ou dans le domaine de l’assistance administrative.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous avez :

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent ;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.