Agent d'accueil (m/f) (réf. E00041537) (réf. F00041538) (réf. M00041539)

Qui recrute ?

Missions

• La mission du Ministère de la Santé et de la Sécurité Sociale consiste à fournir aux décideurs publics et privés ainsi qu’aux citoyens un service public d’information statistique de haute qualité. Nous nous engageons à produire des statistiques, des analyses et des études qui représentent une image détaillée, fiable et objective de la société luxembourgeoise. Ces informations permettent d’enrichir le débat démocratique en toute transparence et aident nos utilisateurs à prendre des décisions appropriées.

• La Mission de l’unité:
  • Récemment crée, l’unité Bâtiment du M3S s’occupe de la gestion et du nettoyage bâtiment. Encadré par un Coordinateur, l’unité s’occupe de l’accueil des visiteurs, de la distribution du courrier interne et externe, ainsi que des commandes du matériel. L’équipe a aussi la charge d’organiser les déménagements internes, et aide lors des différents évènements organisés par le M3S. Afin de renforcer l’équipe en place, le Ministère recrute un agent d’accueil.
• Missions du poste:
  • Distribuer le courrier pour l'administration;
  • Retirer le courrier entrant de la boîte postale et de la boîte aux lettres de l'administration;
  • Distribuer le courrier au sein du bâtiment;
  • Affranchir le courrier sortant et le remettre au service courrier du CCG;
  • Porter des signataires vers d'autres administrations,
  • Gérer la réception et l'accueil;
  • Accueillir, assurer l'inscription et orienter les visiteurs vers le service compétent;
  • Assurer le contrôle des personnes accédant au bâtiment;
  • Orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service compétent;
  • Réceptionner des livraisons:
  • Gérer les salles de réunions et de conférences;
  • Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés;
  • Veiller à la mise à disposition des salles de réunions conformément aux demandes formulées;
  • Contacter les organisateurs en cas de chevauchement de salles;
  • Participer au bon déroulement d'activités prévues dans les missions de l'administration;
  • Assister à des exercices de sécurité au sein de l'administration;
  • Prendre acte des problèmes techniques et logistiques et rediriger les utilisateurs vers les services compétents;
  • Assister à l'organisation et veiller au bon déroulement des événements officiels;
  • Planifier et s’occuper des déménagent et aménagements internes au sein du bâtiment.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise courante du luxembourgeois, du français, de l'allemand;
• Connaître le Pack Office,
• Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction;
• Une partie du travail implique le port de charges lourdes ; une aisance physique pour ces tâches est requise.

Compétences comportementales

• Sens de la discrétion et du professionnalisme;
• Avoir des excellentes qualités relationnelles;
• Savoir mettre en œuvre des solutions et être polyvalent,
• Avoir une attitude orientée vers le service du client interne.

Atouts

• Ce que nous offrons :
  • Une bonne ambiance de travail dans une équipe polyvalente;
  • Des opportunités de développement professionnel;
  • Un environnement de travail en proche collaboration avec le Ministre de la Santé et de la Sécurité Sociale et la Coordination générale du Ministère,
  • Un horaire de travail flexible.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous avez :

• Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent ;
• Soit obtenu un diplôme DAP.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.