Assistant administratif (m/f) (réf. E00039551)

Qui recrute ?

Missions

• Le Service « Dublin » du Département Réfugiés de la Direction générale de l’immigration traite les dossiers des demandeurs de protection internationale et ressortissants de pays tiers tombant dans le champ d’application du règlement « Dublin » afin de les transférer dans l’Etat membre responsable de l’examen de leur demande de protection internationale ou de les prendre/reprendre en charge au Luxembourg.

• En tant qu’assistant administratif, vos missions principales seront:
  • Effectuer différentes tâches administratives et d’organisation afin d’assister le Service « Dublin » dans la réalisation des tâches quotidiennes en vue de l’exécution des transferts des demandeurs de protection internationale dans l’Etat membre responsable:
  • Vous élaborez un planning d’organisation;
  • Vous encodez et tenez à jour des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurez le contrôle et le suivi;
  • Vous informez les demandeurs de protection internationale et ressortissants de pays tiers du suivi de leur dossier, notamment en notifiant des décisions administratives en mains propres;
  • Vous assurez une assistance au niveau de l'accueil physique et téléphonique;
  • Vous assurez une assistance au niveau du service courrier;
  • Vous prenez des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes).
  • Participer à la mise en œuvre des règlements et directive récemment adoptés et qui composent le « Pacte migration et asile ».

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser les outils de bureautique courant (suite logicielle Microsoft Office);
• Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse;
• Maîtriser les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise: expression écrite et orale.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Expérience de travail dans un poste similaire et/ou exigeant les mêmes compétences techniques et pratiques.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.