Assistant administratif (m/f)

Qui recrute ?

Missions

• Accueil physique et téléphonique;
• Gestion de l’agenda des réunions;
• Gestion du courrier et des signataires;
• Assistance administrative aux unités organisationnelles;
• Gestion de données;
• Préparation de dossiers lors de réunions;
• Gestion et encodage de factures;
• Gestion de l’archivage.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise;
• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise des outils de bureautique courant;
• Respect des obligations de confidentialité et des règles déontologiques, notamment dans le traitement de dossiers et d’informations sensibles;
• Utilisation d’outils numériques ainsi que le respect des règles relatives à la sécurité de l’information et à la protection des données;
• Être capable de gérer simultanément plusieurs tâches, de hiérarchiser les priorités et de respecter des délais contraints dans un environnement de travail dynamique.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Expérience professionnelle de 3 ans au moins;
• Avoir un esprit d’équipe et une communication aisée.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut de l'employé de l'État.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1. Une dispense de deux des trois langues administratives peut être accordée sous certaines conditions.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.