Eine erfolgreiche Kontaktaufnahme per E-Mail: Der erste Schritt zu einer gelungenen Personalauswahl

Am 11/01/2022, von Loïc Braun veröffentlicht

E-Mailings werden von Recruitern häufig für den Erstkontakt genutzt – sei es nach einer Suche in einer Bewerberdatenbank oder als Antwort auf eine Bewerbung. Doch es kann auch dazu dienen, mehrere Profile für eine einzige Stelle anzusprechen. Hier konzentrieren wir uns auf die Ansprache von Talenten per E-Mail.

Definieren Sie die Ziele Ihrer E-Mails

Bevor Sie Ihre E-Mails verfassen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über deren Wirkung auf den Kandidaten nachzudenken: Wird er sich von der Stellenanzeige angesprochen fühlen? Wird er Ihre Herangehensweise persönlich und einladend oder unpersönlich und distanziert finden? Wird er mehr über Ihr Unternehmen erfahren wollen? Und wenn ja, was wird er über Sie herausfinden? Spiegelt Ihre Nachricht die Werte und Unternehmenskultur Ihres Unternehmens wider? Falls der Kandidat nicht in Luxemburg ansässig ist – wird er von dieser Gelegenheit begeistert sein?

Diese Fragen sind entscheidend, um Ihre Formulierungen gezielt auszurichten und Ihre Chancen auf eine positive Rückmeldung zu maximieren.

Einige Recruiter sehen E-Mails als schnellen und unkomplizierten Weg, um Kandidaten zu kontaktieren. Doch eine hastig verfasste Nachricht kann dem Image Ihres Unternehmens schaden und sich langfristig negativ auf Ihren Ruf auswirken. Eine gut strukturierte E-Mail ist eine wertvolle Initiative, die Ihre Chancen erhöht, die richtigen Talente zu gewinnen und einen konstruktiven Dialog zu starten.

Ihr Ziel sollte es sein, einen einladenden und wertschätzenden Austausch zu gestalten, der den Kandidaten dazu inspiriert, auf Ihre Nachricht einzugehen.

Wie geht man vor?

1. Die richtige Zielgruppe ansprechen

Wie bei einer Marketingkampagne muss eine E-Mail im Personalauswahlverfahren an die richtige Zielgruppe gerichtet sein, um effektiv zu sein. Personalisierung ist der Schlüssel: Nehmen Sie sich die Zeit, geeignete Profile auszuwählen und diesen eine passende Gelegenheit anzubieten.

Setzen Sie immer auf Qualität statt Quantität. Eine Nachricht, die nicht zielgerichtet oder zu allgemein formuliert ist, kann nicht nur unbemerkt bleiben, sondern auch ein schlechtes Bild von Ihrem Unternehmen vermitteln. So könnten Sie Talente an die Konkurrenz verlieren oder sogar negative Rückmeldungen über Ihr Unternehmen verursachen.

2. Der Inhalt

Zwei Aspekte sind entscheidend, um die Öffnungsrate Ihrer E-Mail zu maximieren:

Der Betreff: er sollte kurz und klar sein und sofortiges Interesse wecken, um den Empfänger anzuregen die E-Mail zu öffnen;
Die Personalisierung: Selbst in kleinem Umfang kann sie das Engagement der Kandidaten erheblich steigern. Je nach Zielgruppe können Sie einen direkteren und dynamischeren Ton anschlagen, und gleichzeitig dabei professionell bleiben.

Beispiele für Betreffzeilen:

{Vorname}, was halten Sie davon, unserem Team beizutreten?
{Vorname}, Ihre Chance als Java-Entwickler!

Ein etwas traditionellerer Ansatz:

Stellenangebot: Java-Entwickler
Karrierechance in Luxemburg

Sobald der Betreff feststeht, geht es darum, den Inhalt der Nachricht zu strukturieren.

Bei einem Erstkontakt per Mail ist es essenziell, sich in den ersten Zeilen kurz vorzustellen (Wer sind Sie? Für welches Unternehmen arbeiten Sie?). Machen Sie anschließend klar, warum Sie genau diesen Kandidaten kontaktieren: Wo haben Sie seinen Lebenslauf gefunden? Welche seiner Fähigkeiten oder Erfahrungen haben Ihr Interesse geweckt?

Beschreiben Sie dann die Stelle, indem Sie die Vorteile hervorheben (Standort, Hauptaufgaben, Team, Entwicklungsmöglichkeiten etc.). Das Ziel ist es, Interesse zu wecken, ohne zu viele Details preiszugeben.

Eine prägnante Nachricht von etwa 10 Zeilen reicht aus, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen, ohne ihn mit Informationen zu überladen.

Falls Sie ein Vorstellungsgespräch vorschlagen möchten, haben Sie zwei Optionen:

Zeitfenster, zu denen Sie verfügbar sind, angeben sowie Details (Videokonferenz, Telefonat, Ansprechpartner…).
Offen nach der Verfügbarkeit des Kandidaten fragen, um ihm Flexibilität zu bieten.

Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer, LinkedIn-Profil) in die Nachricht aufzunehmen, um die Kontaktaufnahme zu erleichtern.

3. Authentizität

Eine gelungene E-Mail darf nicht wie eine automatisierte Nachricht wirken. Zeigen Sie, dass Sie sich tatsächlich mit dem Profil des Kandidaten auseinandergesetzt haben, indem Sie beispielsweise eine spezifische Fähigkeit, ein Zertifikat, ein Projekt, eine Technologie oder einen Abschluss hervorheben.

Bleiben Sie in Ihrer Kommunikation einfach, direkt und transparent. Ein menschlicher und ehrlicher Ton macht den Unterschied.

Hier sind einige Beispiele für eine Kontaktaufnahme per E-Mail:

Beispiel 1:

Stellenangebot: Java-Entwickler

Hallo {Vorname},

mein Name ist Jérémy und ich bin Recruiter bei XYZ, einem Unternehmen mit Sitz in Luxemburg, das sich auf die Webentwicklung spezialisiert hat.

Ihr Profil und insbesondere Ihre Erfahrungen im Bereich Softwareentwicklung haben mein Interesse geweckt.

Wir befinden uns im Wachstum und suchen derzeit einen erfahrenen Java-Entwickler. Die Position bietet Entwicklungsmöglichkeiten in den Bereichen Management und Analyse sowie in der Entwicklung neuer Projekte bis hin zur Markteinführung.

Hätten Sie Zeit für ein kurzes Gespräch? Hier einige mögliche Termine:

20.11. um 10.00 Uhr oder 17.00 Uhr
23.11. um 14.00 Uhr

Lassen Sie mich gerne wissen, wann es Ihnen passt.

Beste Grüße

Jérémy

Recruiter, XYZ

📧 jeremy@xyz.com

📞 +352 621 234 567

🔗 LinkedIn

Beispiel 2:

{Vorname}, werden Sie unser neuer Java-Experte!

Hallo {Vorname},

wie wäre es mit einer spannenden Herausforderung in einem wachsenden Unternehmen im Herzen von Luxemburg?

Unser Team bei XYZ sucht derzeit Verstärkung durch einen Java-Entwickler, der Lust hat, innovative Projekte umzusetzen.

Falls Sie interessiert sind, freue ich mich über eine kurze Rückmeldung, um einen Gesprächstermin zu vereinbaren!