Assistant administratif (m/f) (réf. F00030005) Abgelaufen

Qui recrute ?

Missions

• Gestion administrative du service: Accueil téléphonique et physique; Préparation et mise en forme des courriers et courriels; Envoi des courriers et courriels aux personnes concernées; Encodage des courriers envoyés; Suivi des courriers envoyés (A.R. et Track & Trace); Organisation des calendriers de réunions internes; Préparation et élaboration des statistiques du service; Préparation et élaboration de plannings; Tâches administratives diverses; Commande de matériel et de fournitures; Assurer le lien avec les autres services qui assurent l’encodage du courrier; Proposition de nouvelles procédures concernant le fonctionnement du secrétariat;
• Encadrer les agents du service: Assurer la formation des nouveaux agents affectés au secrétariat; Superviser les nouveaux agents affectés au secrétariat;
• Gestion et suivi des dossiers: Gérer le suivi des dossiers et veiller à leur bonne qualité; Encoder des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle; Tenir à jour des données et des bases de données; Effectuer le classement et/ou le tranfert de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité; Archivages des dossiers.

Profil

Compétences techniques

• Législations et réglementation: Connaître la législation et la réglementation de l'administration;
• Procédures internes/méthodologie: Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration; Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration, les procédures internes du service ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel;
• Aptitudes techniques: Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Communiquer : Vous communiquez clairement à l’écrit et à l’oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste est réservé aux lauréats de l’examen-concours

Les candidats ayant réussi à la partie générale de l’examen-concours restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Les candidats postulant au poste vacant devront participer à une épreuve spéciale organisée par l’administration qui recrute. Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme de fin d'études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe de traitement B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.