Dans le recrutement, les réponses automatiques sont des messages automatiques envoyés aux candidats lorsqu'ils postulent à une offre d’emploi. Ces messages peuvent être utilisés pour informer les candidats de l'état de leur candidature, les remercier pour leur intérêt pour le poste et leur fournir des informations supplémentaires sur l'entreprise et le processus de recrutement. Ils sont un premier point de contact entre l’entreprise et le candidat et, à ce titre, ne doivent pas être négligés !
De nombreux avantages pour les recruteurs…
Pour les personnes en charge du recrutement, utiliser des réponses automatiques présente de nombreux avantages. Tout d'abord, ils permettent aux recruteurs de gérer efficacement les candidatures en grande quantité. Par exemple, une réponse automatique qui contient l’information « sans réponse de notre part sous 3 semaines, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue », permet aux candidats de ne pas attendre ad vitam aeternam une réponse de la part de l’entreprise. Grâce à ces réponses, il est possible de traiter un très grand nombre de candidatures en un temps record.
Sur Moovijob.com, les modèles de réponses automatiques sont personnalisables, et peuvent être créés, enregistrés et réutilisés autant de fois que nécessaire pour s’adapter à toutes vos annonces.
De plus, les réponses automatiques peuvent être utilisées pour fournir des informations supplémentaires aux candidats sur l'entreprise et le processus de recrutement. Les recruteurs peuvent inclure des liens vers des pages d'informations sur l'entreprise, des instructions sur la façon de se préparer pour un entretien, etc. Cela peut aider les candidats à se sentir plus préparés et plus informés.
Qui laissent parfois un sentiment amer chez les candidats
Si les réponses automatiques peuvent être utilisées comme un outil supplémentaire pour aider les recruteurs à gérer efficacement les candidatures et à communiquer efficacement avec les candidats, il est important de noter que celles-ci ne doivent pas remplacer les communications personnalisées avec les candidats.
En effet, lorsqu’un candidat postule à une annonce, il ou elle passe beaucoup de temps (on l’espère) à adapter son CV, rédiger sa lettre de motivation, effectuer des recherches, étudier l’offre d’emploi… Alors, le fait de ne pas recevoir de réponse personnalisée après tout ce temps consacré à une annonce provoque parfois de la frustration chez les candidats concernés qui ne se sentent pas appréciés à leur juste valeur.
Comment optimiser ses réponses automatiques et leur donner une dimension plus humaines ?
Lorsque l’on commence à utiliser cet outil, le mot « Humaines » dans l’expression « Ressources Humaines » prend alors tout son sens ! Comme nous le mentionnons au début de cet article, ce message que recevra le candidat sera son premier point de contact avec votre société. En le rédigeant de manière amicale, polie et surtout respectueuse, vous vous assurez de représenter correctement votre entreprise. Cela contribue largement à avoir une marque employeur positive !
Nos conseils pour rédiger une réponse automatique à une candidature :
Bien qu’une réponse automatique ne soit pas la meilleure chose à faire pour montrer le côté humain d’une entreprise, il est tout de même possible de faire preuve de considération envers les candidats. Pour cela, il sera nécessaire d’avoir un peu d’imagination et d’empathie pour essayer de se mettre dans la peau d’une personne qui recherche un job.
- Faire preuve d’empathie :
Après avoir postulé, les candidats attendent d’être rassurés. Commencez par insérer les coordonnées de la personne en charge du recrutement et, si possible, incluez un moyen de communication grâce auquel les candidats les plus motivés pourront vous joindre pour vous relancer. Cela rendra votre message encore plus personnel. Pour ce faire, copiez collez votre signature professionnelle par exemple, ou ajoutez simplement votre nom à la fin du mail, accompagné de votre adresse email, d’un numéro de téléphone, ou pourquoi pas de votre profil LinkedIn. Si vous craignez d’être inondé d’appels ou d’emails, n’ayez crainte : peu de personnes franchissent réellement le cap, et si elles le font, cela veut sûrement dire qu’elles valent la peine d’être rappelées !
- Faire preuve de transparence :
Toujours dans l’optique de rassurer les candidats, nous vous conseillons d’être transparent quant au processus de recrutement de l’annonce en question. Si les délais de traitement de vos candidatures sont exceptionnellement plus longs, précisez-le en toute transparence dans votre réponse automatique, il est fort probable que les candidats soient compréhensifs.
- Et faire preuve d’humour !
Si votre entreprise vous le permet, jouez la carte de l’auto-dérision. Bien sûr, un message automatique ne sera jamais 100% personnalisable, mais n’hésitez pas à prendre quelques libertés pour le rendre plus agréable.
Exemple de messages :
- La réponse classique
Bonjour Madame, Monsieur,
Nous vous confirmons la bonne réception de votre candidature au poste de [titre de l’offre d’emploi]. Veuillez noter que nous étudions toutes les candidatures et que notre équipe vous répond généralement sous 7 à 10 jours.
Pour tout complément d’informations, nous sommes disponibles à l’adresse email@email.com ou au numéro de téléphone suivant : +352 123 456
Prénom NOM
HR Manager
Société XYZ
- La réponse originale
Hello !
Je te confirme que ta candidature est bien parvenue jusqu’à notre boîte mail. Nous allons l’étudier avec la plus grande attention et nous reviendrons vers toi le plus rapidement possible, promis !
D’ici là, si tu souhaites nous joindre pour papoter musique, séries, bouquins ou recrutement (de préférence), contacte-nous à l’adresse email@email.com ou directement au +352 123 456.
A très vite,
Prénom NOM
HR Manager
Société XYZ
Comment insérer des réponses automatiques sur Moovijob.com ?
Pour installer une réponse automatique à vos annonces sur Moovijob.com, rien de plus simple ! Depuis votre espace entreprise, cliquez sur « Gérer mes annonces » ou créez une nouvelle offre d’emploi.
- Dans le cas d’une offre d’emploi déjà existante : depuis le menu « Gérer mes annonces » sélectionnez l’offre à laquelle vous souhaitez ajouter une réponse et cliquez sur « Modifier ». Descendez ensuite en bas de la page pour accéder à la rubrique « Réponse automatique ». Appuyez sur « Mettre à jour » pour valider.
- Dans le cas d’une nouvelle offre d’emploi : depuis votre espace entreprise, cliquez sur « Créer une annonce ». Remplissez les champs nécessaires à la création de votre annonce puis vous accéderez à la rubrique « Message automatique » en bas de la page. Appuyez sur « Enregistrer » pour valider l’annonce.
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