Rédacteur au secrétariat auprès du Service Architecte-Maintenance (m/f)

Rédacteur au secrétariat auprès du Service Architecte-Maintenance (m/f)

statut du fonctionnaire communal L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines-cellule rémunérations, du Service Hygiène, Service Jeunesse et intervention sociale, du Service Parking, du Service Architecte - Maintenance du Service Crèches et du Service Autobus, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.

a) Conditions d’admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.

b) Missions et activités principales :

• Être en charge de la gestion du courrier entrant et sortant ;
• Archiver le courrier dans SharePoint ;
• Gérer les mails et appels téléphoniques du département ;
• Coordonner avec la DRH, la STM et le personnel pour la planification des rendez-vous auprès du STM ;
• Elaborer les rapports Bradford ;
• Guider les entretiens individuels avec le personnel du service, en veillant à leur suivi et en rédigeant des rapports détaillés ;
• Gérer la location des centres culturels et assurer le bon déroulement de ces opérations ;
• Organiser les vaccinations périodiques, en priorité pour le personnel des WC publics, puis pour les autres agents intéressés ;
• Recevoir les noms des agents concernés par la DRH et la STM ;
• Traiter les demandes de location de matériel ;
• Encoder les données relatives à la location de meubles dans le logiciel de gestion interne ;
• Imprimer et distribuer les fiches de transport ;
• Encoder et suivre les heures supplémentaires effectuées par le personnel ;
• Encoder les permanences des agents ;
• Gérer le courrier et les appels téléphoniques quotidiens liés à la location de matériel ;
• Exploiter les données encodées dans le logiciel d'horaire mobile (DSK) ;
• Encoder les données respectives dans DSK et veiller à leur mise à jour régulière ;
• Vérifier les présences et absences des agents dans le logiciel DSK pour assurer une gestion précise des plannings.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Barrela Michael, responsable administration, tél. : 4796 – 4645. 

c) Profil :

Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :

• avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse, de gestion et de calcul ;
• être doté des compétences sociales suivantes :
• faculté de travail autonome ;
• bonnes connaissances informatiques ;
• bon esprit d’organisation et de coordination ;
• bon esprit d’initiative ;
• aisance au niveau des relations interpersonnelles ;
• bonnes facultés de communication ;
• faculté de travail en équipe ;
• sens des responsabilités.