Plusieurs rédacteurs (m/f)

L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines-cellule rémunérations, du Service Hygiène, Service Jeunesse et intervention sociale et du Service Crèches, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.

Conditions d’admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.

Missions et activités principales : 

1 poste auprès de la Direction des ressources humaines – cellule rémunérations

• Gérer les carrières et calculer les rémunérations des fonctionnaires, employés communaux et salariés ;
• Gérer les accessoires de traitement (allocation de famille, primes, etc.) ;
• Gérer les absences de longue durée (congé de maternité, congé parental, congé non-payé, etc.);
• Gérer les données personnelles courantes des agents (adresse, compte bancaire, etc.) ;
• Gérer les certificats de maladie;
• Renseigner les agents sur le développement de leur carrière et leur rémunération (téléphone, e-mail, guichet) ;
• Établir des certificats divers pour les agents;
• Assurer les relations avec les correspondants en affaires du personnel des autres services de la Ville.

Une expérience professionnelle de plusieurs années en matière de calcul de traitements et salaires ou une nomination définitive dans le secteur communal est considérée comme avantage.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de Mme Tanja D’Angelo, responsable du département « rémunérations », tél. : 4796 – 4254.

1 poste auprès de l’Administration du Service Crèches 

Secrétariat:

• Rédaction de tout type de courriers ou documents (avis, notes de service, demandes auprès du Collège des bourgmestre et échevins, etc.) en étroite collaboration avec la cellule dirigeante et les autres membres de l’Administration et en assurer le suivi,
• Participation aux réunions internes et externes et rédaction du compte-rendu,
• Participation à la rédaction du règlement d’ordre interne, des concepts d’action général, de la brochure du service, etc.,
• Edition, relecture et finalisation de tout type de documents du service,
• Accueil téléphonique et physique du service,
• Gestion et traitement du courrier entrant et sortant,
• Classement et archivage des documents,
• Organisation et coordination des rendez-vous et réunions,
• Garant d’une bonne liaison et d’une communication professionnelle avec les autres services de la Ville de Luxembourg (Secrétariat Général, etc.) et les prestataires externes afin de garantir un soutien administratif de qualité au service,
• Support à la cellule dirigeante dans les dossiers ministériels et autres: suivi des agréments et conventions, nouveaux projets informatiques, etc.,
• Back-up, en cas de besoin, des autres unités du service.

Ressources Humaines :

• Rédaction de tout courrier et document lié au personnel en étroite collaboration avec la cellule dirigeante et en assurer le suivi,
• Interlocuteur principal du personnel et du Service des Ressources Humaines concernant la gestion administrative journalière du personnel,
• Suivi des entrées et sorties de service, des modifications de contrats, des absences longues durées, etc.,
• Saisi des données dans les systèmes TIM et DSK,
• Demande des accès informatiques pour le personnel,
• Participation à l’établissement du plan de formation du personnel, gestion des inscriptions et du suivi des participations aux formations,
• Suivi des demandes de stage, apprentissage, etc. au sein du service et prise en charge de la gestion des conventions avec les différents établissements,
• Gestion des déclarations d'assurance,
• Support à la cellule dirigeante dans la gestion journalière du personnel.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de Mme Marta DO CARMO, chef de service, au numéro d’appel 4796-2324.

1 poste auprès du Service Hygiène

• Établissement des engagements ; des bons de commandes sur demande des responsables départements ;
• Réception et contrôle des factures fournisseurs ; des bons de livraisons et des commandes ;
• Gestion des factures et des déclarations de recette à l'aide du logiciel SAP ;
• Encodage et contrôle des tickets de pesage ;
• Collecte et enregistrement des données des différentes prestations (statistiques) ;
• Facturation trimestrielle des suppléments aux clients et des dépôts illicites ;
• Suivi des factures en cas de non-paiement ;
• Gestion des doléances clients ;
• Demande d'offres auprès de fournisseurs ;
• Gérance d'une caisse et gérance des grands projets/chantiers au niveau budgétaire ;
• Collecte des données nécessaires pour le dossier de soumission ;
• Élaboration de l'avis de marché (surtout volet administratif) ;
• Analyse des offres ;
• Établissement des statistiques sur base des données collectées et encodage au long de l'année pour les différents rapports/relevés annuels (Ministère Environnement, clients, journaux quotidiens, divers).

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Gilles ZIGLIANA, responsable administration du Service Hygiène, au numéro d’appel 4796 – 3624.

1 poste auprès du Service Jeunesse et intervention sociale

Gestion du secrétariat et du standard téléphonique :

Rédaction de rapports, incluant :

• Le rapport d’activité annuelle ;
• Le traitement des données électroniques concernant les maisons pour jeunes ;
• Les comptes-rendus des réunions du Service Streetwork ;
• Les procès-verbaux des séances de la Commission de l’Action Sociale, de la Santé et du 3e Âge (rédigés occasionnellement en cas d’absence du secrétaire) ;
• Les comptes-rendus de certaines réunions avec des gestionnaires.

Préparation d’avis sur divers sujets, notamment :

• Les réclamations des citoyens liées à des problématiques telles que la toxicomanie, la mendicité, la prostitution, ainsi que les conditions d’insalubrité et les incivilités ;
• L’organisation d’événements solidaires et caritatifs (par exemple, le souper populaire de Noël) ;
• Les demandes de mise à disposition d’immeubles pour des associations (a.s.b.l., Maison de jeunes) ;
• Les requêtes des gestionnaires d’organisations telles que Caritas, la Croix-Rouge, et l’ASTI, concernant la création de postes supplémentaires (p. ex., dans les services de Streetwork ou les Maisons de jeunes) ;
• Les situations exceptionnelles, telles que des grèves de la faim ou des projets spécifiques (p. ex., le projet Hariko de la Croix-Rouge).

Préparation de dossiers, incluant :

• Le suivi des conventions et la mise à jour régulière de la base de données ;
• L’élaboration de synthèses sur divers sujets, tels que la liste des institutions sociales de la Ville ou la liste des responsables ;
• La gestion du budget des services conventionnés, avec la mise à jour des données, ainsi que l’assistance administrative pour l’envoi de courriers, de décomptes, et autres documents nécessaires.
• Recherche sur le portail “Alfresco” pour consulter les avis émis précédemment et sur des sujets connexes ;

Gestion des appels à projets d’aide au développement, comprenant :

• L’élaboration des formulaires ;
• La prise de contact avec les ONG ;
• La gestion des projets soumis et leur présentation à la Commission sociale ;
• Assistance dans l’organisation des Assises sociales.

Gérance administrative du personnel de Vélo en Ville, incluant :

• L’insertion et le suivi des plans personnels ;
• Le contrôle des heures de travail et la gestion des heures supplémentaires ;
• La préparation des demandes ITM pour le travail dominical ;
• L’utilisation des programmes TiM, Trasal et Plan Pers.

Remplacement des collaborateurs au sein de l’accueil social, avec réception et prise en charge des clients.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Marc MEYERS, responsable du Service Jeunesse et intervention sociale, au numéro d’appel 4796 – 2786.

Profil : 

Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :

• avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse, de gestion et de calcul;
• être doté des compétences sociales suivantes :
• faculté de travail autonome ;
• bonnes connaissances informatiques ;
• bon esprit d’organisation et de coordination ;
• bon esprit d’initiative ;
• aisance au niveau des relations interpersonnelles ;
• bonnes facultés de communication ;
• faculté de travail en équipe ;
• sens des responsabilités.