Délégué à l'archivage (m/f) (réf. E00029497) (réf. F00029498)

Qui recrute ?

Missions

• Au sein de la Direction de la santé, et sous l’autorité du directeur administratif, le rôle du délégué à l’archivage consistera à:
  • Missions générales
    • Assurer le relais avec le chef d’administration et les ANLux pour toutes les problématiques ayant trait à l’archivage;
    • Détecter et promouvoir la formation des agents à l’archivage;
    • Mettre en place les dispositifs pour garantir la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations durant les phases d’archivage courant et intermédiaire et pour tous les supports (papier et électronique);
    • Définir une stratégie d’archivage pour les archives courantes et intermédiaires, numériques ou analogues.
  • Tableau de tri
    • Participer à l’élaboration du tableau de tri, si l’organisme n’en dispose pas encore, puis être proactif pour proposer des mises à jour;
    • Veiller à la bonne application du tableau de tri (respect des durées d’utilité administrative fixées, respect des décisions d’application du sort final).
  • Versement d’archives définitives
    • Organiser, faire ou déléguer les travaux préparatoires à tout versement d’archives définitives conformément aux recommandations des ANLux en vigueur : tri, inventorisation, préparation physique des archives;
    • Évaluer les besoins en matière de matériel de conditionnement pour l’archivage définitif;
    • Organiser les versements d’archives définitives aux ANLux, éventuellement en collaboration avec le(s) responsable(s) de service(s) visé(s) par le versement.
  • Destruction d’archives
    • Organiser, faire ou déléguer toute destruction d’archives publiques conformément aux dispositions du tableau de tri et aux recommandations des ANLux.
  • Encadrement
    • Être présent lors des visites d’inspection des ANLux dans le cadre de leur mission d’encadrement et, au besoin, assurer toute mise en conformité par rapport aux recommandations émises;
    • Veiller à la bonne application des recommandations en matière d’archivage émises par les ANLux;
    • Faire remonter aux ANLux toute information relative aux archives (dégâts des eaux touchant des documents, mise en place d’un local dédié, achat d’un logiciel spécifique, déménagement etc.).
  • Coopération
    • Proposer des plans de classement en coopération avec les producteurs d’archives et le service qualité;
    • Participer à la mise en place d’une GED (gestion électronique des documents) et piloter en collaboration avec le pôle innovation, le volet qualité et les producteur d’archive, à sa mise en œuvre dans le respect des règle d’archivage;
    • Assurer la gestion du volet Open data de la Direction de la santé et se charger de la mise en œuvre de la politique d'ouverture des données et du versement d’un inventaire de données au service information et presse, conformément aux lois et réglementations en vigueur.

Profil

Compétences techniques

• Maitrise du cadre légal des archives publiques et des données ouvertes et la réutilisation des informations du secteur public;
• Maitrise des langues française, allemande, luxembourgeoise et anglaise;
• Maitrise des techniques d’archivage et norme professionnelles (ISO);
• Esprit rigoureux et sens de l’organisation;
• Aisance relationnelle, adaptabilité et réactivité;
• Sens de la pédagogie et de l’écoute;
• Capacité de travailler en équipe et en autonomie;
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse;
• Excellentes capacités d’évaluation de fonds d’archives;
• Bonne maîtrise des outils informatiques bureautiques standards;
• Connaissances dans l’utilisation des systèmes de GED;
• Bonne maîtrise du traitement des archives courantes et intermédiaires.

Compétences comportementales

• Fiabilité, rigueur, respect des valeurs de l’administration;
• Travail de manière autonome et en équipe;
• Capacités de communication écrites et orales;
• Sens relationnel;
• Bonne capacité d’écoute, d’empathie et d’interaction avec les acteurs de terrain;
• Créativité et capacité d’autonomie dans l’organisation du travail;
• Esprit d’initiative;
• Capacité à accompagner des collaborateurs;
• Capacité d’adaptation à des situations exceptionnelles.

Atouts

• Expérience au sein d'une administration publique;
• Compétence avancée en informatique;
• Une expérience dans le secteur de la santé, idéalement au Luxembourg.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en archivistique, en gestion de l’information ou en records management ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.