Agent d'accueil et gestionnaire documentaire (m/f) (réf. E00029598) (réf. F00029597)

Qui recrute ?

Missions

Au sein de l’équipe Courrier, Logistique et Maintenance, vous êtes chargé(e) de la gestion du courrier et de l’accueil des visiteurs.

• Gérer les salles de réunions et de conférences:
  
  • Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés;
  • Veiller à la mise à disposition des salles de réunion conformément aux demandes formulées.
• Participer au bon déroulement d’activités prévues dans les missions de l’administration:
  • Assister à l’organisation et veiller au bon déroulement des événements officiels
  • Assister à des exercices de sécurité au sein de l’administration;
  • Prendre acte des problèmes techniques et logistiques et rediriger les utilisateurs vers les services compétents.
• Gérer le courrier entrant, sortant et l’archivage:
  • Réceptionner et trier le courrier entrant;
  • Indexer et enregistrer le courrier dans la GED;
  • Mettre le courrier sortant sous enveloppe et transmettre le courrier signé pour envoi;
  • Assistance à l’archivage courant et préparation de versements aux Archives nationales;
  • Porter des signataires vers d’autres administrations.

• Gérer la réception et l'accueil:
  • Accueillir, assurer l'inscription et orienter les visiteurs vers le service compétent;
  • Assurer le contrôle des personnes accédant au bâtiment;
  • Orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service compétent;
  • Réceptionner des livraisons.

• Gérer l'accueil téléphonique au standard et à la réception:
  • Prendre en charge les appels téléphoniques pendant les heures d'ouverture de l'administration;
  • Orienter l'appelant vers l'unité organisationnelle compétente;
  • Limiter la réitération des appels en donnant des renseignements élémentaires ou des informations pertinentes.

Profil

Compétences techniques

• Bonne culture générale;
• Maîtrise du luxembourgeois, du français, de l'allemand et de l’anglais;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques usuels, tels que Outlook, Word et Excel.

Compétences comportementales

• Qualités relationnelles;
• Esprit d'équipe;
• Sens de l'organisation;
• Sens des responsabilités;
• Bonne présentation, discrétion et politesse;
• Travailler de façon autonome, de même qu’en équipe;
• Flexible et disponible;
• Permis de conduire B.

Atouts

• Expérience dans l’accueil et l’encadrement de visiteurs;
• Notions concernant le fonctionnement de l'Etat luxembourgeois.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des 5 premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou vous avez réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique, soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes. 

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe C1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.