Concierge (m/f) (réf. E00032698)

Qui recrute ?

Missions

• Distribuer le courrier pour l'administration :
  • Retirer le courrier entrant de la boîte postale et de la boîte aux lettres de l'administration;
  • Distribuer le courrier au sein du bâtiment;
  • Affranchir le courrier sortant et le remettre au service courrier;
  • Porter des signataires vers d'autres administrations.
• Gérer la réception et l'accueil :
  • Accueillir, assurer l'inscription et orienter les visiteurs vers le service compétent;
  • Assurer le contrôle des personnes accédant au bâtiment;
  • Orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service compétent;
  • Réceptionner des livraisons.
• Gérer les salles de réunions et de conférences :
  • Préparer les salles de réunions en fonction du matériel requis, alimenter les salles avec les boissons et le matériel de support demandés;
  • Veiller à la mise à disposition des salles de réunions conformément aux demandes formulées;
  • Contacter les organisateurs en cas de chevauchement de salles.
• Participer au bon déroulement d'activités prévues dans les missions de l'administration :
  • Assister à des exercices de sécurité au sein de l'administration;
  • Prendre acte des problèmes techniques et logistiques et rediriger les utilisateurs vers les services compétents;
  • Assurer le service "photocopies" et "classement des documents";
  • Assister à l'organisation et veiller au bon déroulement des événements officiels.
• Superviser la maintenance des bâtiments, équipements et espaces extérieurs :
  • Contrôler et surveiller l'état des bâtiments, du mobilier et des équipements;
  • Détecter les travaux d'entretien courant des locaux, des installations et des équipements ainsi que les interventions d'urgence (eau, électricité, fluides, état des sols) et quantifier, organiser et contrôler les travaux de maintenance;
  • Effectuer un état des lieux, planifier les interventions et suivre l'état d'avancement des travaux.
• Gérer le stock du matériel :
  • Entreposer la marchandise et surveiller le niveau du stock;
  • Garantir la sécurité dans la zone de stockage;
  • Comptabiliser les entrées et les sorties de matériel.
• Assurer le suivi des commandes :
  • Commander le matériel;
  • Réceptionner le matériel;
  • Contrôler le matériel;
  • Organiser, le cas échéant, le retour de la marchandise.
• Contribuer à l'évolution du dispositif et à la gestion de la qualité :
  • Veiller au respect des procédures liées à l'exercice de la fonction;
  • Contribuer à l'évolution des procédures liées à l'exercice de la fonction.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers :
  • Législation et réglementation :
    • Connaître la législation et la réglementation de l'administration.
  • Procédures internes/méthodologie :
    • Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
    • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
    • Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel;
    • Savoir appliquer les procédures et processus relevant de l'exercice de la fonction.
  • Aptitudes techniques :
    • Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon les attributions, une gestion logistique efficace relevant de l'exercice de la fonction;
    • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.
• Compétences support :
  • Applications bureautiques :
    • Savoir utiliser les produits de MS Office.
  • Logiciels spécifiques :
    • Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction.
  • Matériel et outillage :
    • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Aucune condition d’études n’est requise pour ce poste.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité D3.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.