Ingénieur en planification (m/f) (réf. E00032680) (réf. F00032681)

Qui recrute ?

Missions

• Planifier, organiser et proposer la répartition des salles de formation:
  • Examiner, en collaboration avec les différentes divisions, les besoins spécifiques de chaque formation, y compris la capacité des salles, l'équipement nécessaire et les préférences des formateurs;
  • Concevoir un outil (que ce soit par le biais d’un développement sur mesure ou en intégrant un logiciel déjà existant), destiné à optimiser la planification des formations;
  • Proposer la répartition des salles de formation en tenant compte des exigences logistiques, du nombre d'apprenants, des horaires et de la disponibilité des salles;
  • Veiller à une répartition équitable des formations tout au long de la semaine, afin d’éviter des surcharges certains jours et de maximiser l’utilisation des ressources disponibles;
  • Maximiser l'utilisation des espaces disponibles en prenant en compte l'évolution des besoins et des contraintes tout en respectant les priorités institutionnelles.
• Harmonisation des infrastructures de formation:
  • Assurer une cohérence dans l'organisation et l'équipement des infrastructures de formation (standardisation des salles de classe, des équipements technologiques et des ressources pédagogiques) en collaboration avec les équipes d’innovation.
• Développer une vue globale des bâtiments, des salles de formation et de l'équipement sur l’ensemble des sites de l’IFEN:
  • Dresser un inventaire détaillé des salles et locaux disponibles sur l’ensemble des sites;
  • Répertorier l’ensemble des équipements présents dans les salles de formation;
  • Évaluer l’usage actuel des bâtiments et des salles pour optimiser l'affectation en fonction des besoins pédagogiques et logistiques.
• Superviser la maintenance des bâtiments, équipements et espaces extérieurs:
  • Contrôler et surveiller l'état des bâtiments, du mobilier et du matériel numérique;
  • Détecter les travaux d’entretien courant des locaux, des installations et des équipements ainsi que les interventions d’urgence (eau, électricité, fluides, vitres, état des sols) et quantifier, organiser et contrôler les travaux de maintenance;
  • Effectuer un état des lieux, planifier les interventions et suivre l'état d'avancement des travaux.
• Gérer les moyens techniques des services de maintenance et d’entretien:
  • Définir les besoins en outillage, pièces, matériels et produits;
  • Assurer l'inventaire du matériel et des produits, le suivi et la maintenance du stock des équipements techniques, pédagogiques et didactiques et informer sur le matériel vétuste à remplacer;
  • Conseiller la hiérarchie sur les choix à opérer;
  • Préparer les commandes de matériels et produits, contrôler et assurer la réception des commandes.
• Gérer les relations:
  • Participer aux réunions et aux discussions avec la direction en matière de coordination des travaux d'infrastructure et prévenir sur d'éventuels problèmes en relation avec le bâtiment et les infrastructures;
  • Collaborer avec l’équipe technique et accueil présente;
  • Assurer les relations avec les différentes parties prenantes (direction générale des infrastructures, administration des bâtiments publics, etc.) et discuter des besoins et problèmes en matière d'infrastructure.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Législations et réglementation:
    • Connaître la législation en matière de sécurité dans la fonction publique;
    • Connaître et savoir appliquer la législation et la réglementation de l'administration.
  • Procédures internes/méthodologie:
    • Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
    • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration;
    • Connaître le fonctionnement et l'organisation de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel;
    • Connaître les procédures et processus de l'administration;
    • Savoir appliquer et faire appliquer les procédures et processus relevant de l'exercice de la fonction et de l'unité organisationnelle;
    • Disposer d'une parfaite vue d'ensemble concernant l'infrastructure générale du bâtiment et concernant l'occupation et l'équipement des salles de formation.
  • Aptitudes techniques:
    • Savoir détecter et reconnaître les problèmes techniques au niveau du bâtiment et au niveau de l'équipement technique;
    • Savoir rédiger des rapports et des procès-verbaux.
• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir utiliser les produits de MS Office.
  • Logiciels spécifiques:
    • Savoir utiliser la gestion électronique des documents;
    • Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction.
  • Matériel et outillage:
    • Savoir utiliser le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
• Motiver une équipe : Vous responsabilisez les collaborateurs autour d’un objectif commun, vous évaluez, développez et reconnaissez leurs compétences, vous soutenez la dynamique d’équipe;
• Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.