Réceptionniste – Accueil patients (H/F/X)

Vous êtes la première personne que le patient voit en entrant, et la première voix qu'il entend au téléphone.

Becker & Associés est un groupe luxembourgeois spécialisé en orthodontie et en endodontie, avec cinq cabinets au Luxembourg, certifié ISO 9001:2015. À la réception, vous tenez l'accueil, les agendas et la communication avec les dentistes qui nous adressent leurs patients.

Le poste est basé dans notre cabinet situé à l'Hôpital Kirchberg (HRS). Vous travaillez sur un site, mais vous prenez aussi les appels des autres : nos cinq cabinets partagent une même centrale téléphonique.

Vos missions

Accueil et téléphone

• Accueillir les patients et enregistrer leur présence.
• Prendre et gérer les appels de votre site comme des autres cabinets.
• Fixer les rendez-vous selon le planning de chaque praticien.
• Traiter les demandes reçues en ligne (agenda Doctena, e-mails).
• Gérer les rendez-vous non honorés et les rappels de suivi : rappeler, éditer les courriers, reprogrammer.
• Annuler et replanifier les rendez-vous en cas d'absence d'un praticien.

Journée clinique

• Transmettre à l'équipe et aux praticiens les informations de la journée à venir.
• Suivre le flux des patients et signaler les retards avant qu'ils ne s'accumulent.
• Assurer la gestion de la caisse et la petite facturation.
• Gérer le courrier, le classement des dossiers, l'ouverture et la fermeture de la réception.
• Aider au positionnement d'un patient pour une radiographie, en renfort des assistantes.

Médecins-référents

• Préparer et envoyer, sur instruction du praticien, les comptes rendus et l'imagerie aux dentistes référents.
• Assurer le suivi téléphonique et documentaire avec ces confrères.

Confidentialité et qualité

• Appliquer les règles de protection des données : discrétion, poste verrouillé, canal sécurisé.
• Encourager les patients à donner leur avis et signaler les dysfonctionnements.
• Appliquer les procédures de la réception dans le cadre de notre certification ISO 9001:2015.

Votre profil

• Une première expérience en accueil, secrétariat médical ou relation client.
• Français courant, et au moins une deuxième langue parmi le luxembourgeois, l'allemand, l'anglais.
• Capacité à mener plusieurs choses de front : téléphone, comptoir et planning avancent en même temps.
• Tact et fermeté : un planning tenu suppose de savoir dire non, aimablement.
• Aisance avec les outils informatiques et l'agenda en ligne.

Un plus : la connaissance d'Orthotrac, Medicus ou Doctena, une expérience en cabinet dentaire ou médical, le goût de la coordination (le poste peut évoluer vers la responsabilité du secteur accueil).

Aucun de ces points n'est éliminatoire. Une candidature qui n'en coche aucun mais qui nous parle sera lue avec la même attention. Les outils s'apprennent chez nous, pendant l'intégration.

Ce que nous offrons

• Un CDI à temps plein.
• Formation continue : 30 h/an, congrès et certifications.
• Une équipe multilingue (FR/EN/DE/LU/PT), bienveillante et structurée.
• Des équipements de pointe : Cone Beam, microscope opératoire, numérique.
• Un groupe en croissance, avec des perspectives réelles d'évolution et une mobilité possible entre nos cinq cabinets.
• Des cabinets modernes et accessibles, au cœur du Luxembourg.

Processus de recrutement

Entretien téléphonique sous une semaine, puis rencontre au cabinet. Vous saurez toujours où en est votre candidature.