Secrétaire de la gestion du département (m/f/d) (réf. G26000215)

Qui recrute ?

Missions

• En tant que secrétaire, vous intègrerez le Département Etrangers de la Direction générale de l'immigration. Vous serez en charge d’assurer des tâches administratives de gestion et de planification, contribuerez au bon déroulement des activités du Département afin de le soutenir dans sa gestion et dans l’organisation quotidienne du travail. Vos missions principales seront:
  • Fournir un support à la gestion du département :
    • Améliorer et mettre à jour des supports écrits ou des présentations;
    • Etablir des dossiers et mettre en forme des documents;
    • Coordonner et gérer la correspondance;
    • Gérer l’organisation d'événements internes.
  • Gérer les contacts de la gestion du département :
    • Prendre en charge des appels téléphoniques et réceptionner et diffuser des messages;
    • Accueillir des personnes externes;
    • Agir en tant que personne de contact pour la gestion du département;
    • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
  • Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions :
    • Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et prévoyant le matériel logistique nécessaire;
    • Rédiger des rapports et coordonner le suivi de réunions.

Profil

Compétences techniques

• Afin de pouvoir mener à bien la mission qui lui incombe, le secrétaire de la gestion du département doit :
  • Maîtriser les outils de bureautique courant (suite logicielle Microsoft Office) ;
  • Très bonne maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise: expression écrite et orale.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

• En savoir plus sur les aménagements raisonnables