Membre du secrétariat (m/f/d) (réf. E26000149)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer un accueil physique et téléphonique;
• Gérer les courriers et les dossiers;
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers;
• Effectuer la gestion de la messagerie électronique;
• Gérer les rendez-vous / agendas professionnels du service respectivement du supérieur hiérarchique;
• Préparer et/ou rédiger le courrier à signer par le supérieur hiérarchique;
• Préparer les réunions (p.ex. préparer OJ, documents de travail, réservation salle de réunion);
• Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Apporter un appui rédactionnel et assister le supérieur hiérarchique et les autres services dans l’exécution de leurs missions;
• Assurer le rôle d’intermédiaire entre le supérieur hiérarchique (respectivement la direction) et les autres services internes / externes;
• Compiler et mettre à jour la documentation interne;
• Préparer des notes internes;
• Commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
• Effectuer des recherches.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus;
• Savoir effectuer des recherches;
• Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation;
• Capacité d’adaptation;
• Rigueur et fiabilité;
• Sens relationnel;
• Travailler en équipe.

Atouts

• Une expérience dans le domaine du secrétariat constitue un avantage;
• Travailler de façon autonome et bon esprit d’équipe.

Conditions d’admission

Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État.

En savoir plus sur le statut d'employé de l'État.

Niveau d’études
Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.