Chef de service - Service archives et numérisation (m/f) (réf. E00042267) (réf. F00042268) (réf. M00042269)

Qui recrute ?

Missions

• Raison d’être:
  • Assurer la coordination, la supervision et la planification du Service archives et numérisation afin d’en garantir le fonctionnement quotidien dans le cadre des objectifs fixés par la direction et le programme de travail de l’Administration;
  • Gérer les archives physiques, assurer la digitalisation des archives physiques, garantir l’archivage électronique.

• Rôles et tâches:
  • Encadrer une équipe:
    • Assister et encadrer les agents du service;
    • Gérer et veiller au développement et à la formation les agents;
    • Procéder aux entretiens individuels et assurer la gestion par objectifs;
    • Être l’interlocuteur direct et privilégié de la direction et du chef de département.
    • Gérer les activités quotidiennes:
    • Assurer l’organisation du service et coordonner les activités courantes;
    • Déployer et configurer une GED;
    • Concevoir, mettre en œuvre et superviser le système de gestion documentaire;
    • Concevoir et superviser l’archivage électronique des documents;
    • Organiser et suivre les projets de numérisation des archives physiques;
    • Mettre à jour, maintenir et faire appliquer le tableau de tri (typologie, Durée d'Utilité Administrative DUA, sort final, références légales) ainsi que créer et tenir à jour un tableau de gestion adapté (incluant les responsabilités, les processus de suivi, les échéances et les modalités de conservation);
    • Gérer les transferts de la documentation physique et électronique de l’administration vers les Archives nationales du Luxembourg (ANLux) selon les procédures en vigueur;
    • Accompagner les projets de mise en œuvre de la signature électronique des documents officiels;
    • Définir et mettre en œuvre la stratégie d’archivage et de numérisation et veiller à la conformité avec les normes nationales (ANLux), européennes et légales (RGPD, loi sur les archives publiques).
  • Mise en œuvre de bases de connaissances:
    • Participer au recensement et à l’inventaire des connaissances nécessaires au fonctionnement du service;
    • Préparer les lignes de conduite et les procédures en la matière;
    • Assurer la communication interne sur les bonnes pratiques d’archivage et de numérisation.

Profil

Compétences techniques

• Savoir appliquer la matière, la législation et la réglementation du domaine concerné ainsi que posséder des connaissances en matière de protection des données;
• Savoir appliquer les méthodes en gestion documentaire;
• Connaître les normes, techniques et bonnes pratiques dans le domaine de la gestion de l’information et de l’archivage électronique;
• Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques en la matière et présenter un intérêt prononcé pour les nouvelles technologies de l’information;
• Suivre les développements méthodologiques et réglementaires en la matière;
• Posséder de bonnes compétences rédactionnelles en français et allemand, l’anglais étant considéré comme un atout.

Compétences comportementales

• Intégrité et respect absolu de la confidentialité dans la gestion des informations sensibles;
• Sens de l’organisation et de la planification pour structurer efficacement les activités du service;
• Responsabilité et exemplarité dans la conduite des missions et la gestion des ressources;
• Résistance au stress et aptitude à travailler sous contraintes tout en maintenant la qualité;
• Flexibilité et adaptabilité face aux évolutions technologiques et organisationnelles;
• Réactivité et proactivité pour anticiper les besoins et résoudre les problèmes rapidement;
• Autonomie et sens de la priorisation pour gérer simultanément plusieurs projets et les activités courantes;
• Excellentes compétences relationnelles : écoute active, communication claire et sens du dialogue;
• Esprit d’initiative et analytique pour évaluer les processus et proposer des améliorations pertinentes.

Atouts

• Une expérience professionnelle dans le domaine de la gestion d’archives et de projets de GED / SAE auprès du secteur public est considérée comme un atout;
• Avoir des notions de gestion de projet, conduite du changement;
• Avoir des connaissances en matière de gestion d’équipe.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en gestion de l’information/sciences de l’information/gestion documentaire/archivistique ou similaire ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.