Chef de division adjoint (m/f) (réf. E00040526) (réf. F00040527) (réf. M00040528)

Qui recrute ?

Missions

• Interface stratégique et appui au chef de division:
  • Assurer un rôle clé de relais stratégique entre les orientations et axes prioritaires définis par la direction et leur mise en œuvre;
  • Contribuer activement à la préparation des décisions stratégiques et à l’élaboration du programme de travail de l’administration, en apportant un appui et des conseils au chef de division,
  • Identifier et analyser les interférences, synergies, opportunités ainsi que les risques stratégiques et opérationnels susceptibles d’impacter les activités de la division;
  • Participer à la définition de l’orientation stratégique, du positionnement et des priorités de la division;
  • Contribuer à l’élaboration de propositions de modifications législatives et réglementaires relevant du domaine d’activité de la division.
• Supervision, planification et gestion des activités de la division:
  • Coordonner les activités de la division afin d’en garantir la cohérence, la complémentarité et l’alignement avec les priorités stratégiques définies;
  • Assurer le suivi de l’avancement des projets, activités et livrables clés de la division;
  • Proposer des mesures d’optimisation du fonctionnement de la division, notamment en matière d’organisation, de répartition des tâches et d’allocation des ressources, en appui au chef de division;
  • Veiller à la mise en œuvre des objectifs fixés et au respect des délais impartis pour l’exécution des tâches.
• Encadrement et accompagnement des agents:
  • Soutenir et assister le chef de division dans la définition des plans de travail individuels (PTI) et la conduite des entretiens individuels, en veillant à leur cohérence avec le programme de travail global de l’administration;
  • Suivre l’évolution des effectifs et veiller à une répartition adéquate, équilibrée et efficiente des tâches au sein de la division;
  • Instaurer une relation de confiance avec l’ensemble des agents de la division en développant une réelle capacité d’écoute et un accompagnement adapté;
  • Gérer les conflits internes à la division et en informer, le cas échéant, le chef de division;
  • Informer régulièrement le chef de division et la direction sur le fonctionnement, les enjeux et les résultats de la division.
• Coordination administrative et communication:
  • Coordonner la contribution de la division à l’élaboration du rapport d’activités de l’INAPS;
  • Assurer la coordination avec la cellule communication pour les actions de communication interne et externe liées aux activités de la division;
  • Communiquer et décliner auprès des agents de la division la vision, les missions et les objectifs du programme de travail de l’administration;
  • Participer au pilotage de l’administration et assurer, en cas d’absence du chef de division ou sur demande, le rôle de représentant et de porte-parole de la division auprès de la direction.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Législations et réglementation:
    • Savoir appliquer la législation et la réglementation en relation avec la matière à traiter au sein de la division et, en général, la législation et la réglementation de l'administration;
    • Comprendre les enjeux institutionnels et stratégiques du cadre légal et réglementaire, et les décliner de manière opérationnelle
  • Procédures internes/méthodologie:
    • Connaître les procédures et processus internes nécessaires pour pouvoir coordonner les activités des cellules de la division;
    • Disposer d’une bonne connaissance du fonctionnement de l’INAPS, de la division, ainsi que des procédures internes applicables.
  • Aptitudes techniques:
    • Connaître, en théorie et en pratique, les règles et processus de la gestion publique, de l’organisation administrative et de la gestion de projets;
    • Connaître les principes généraux de la gestion des ressources humaines;
    • Disposer de solides capacités d’analyse et de synthèse, ainsi que d’une forte aptitude à la coordination transversale,
    • Faire preuve de leadership opérationnel et de compétences managériales, incluant la capacité à prévenir et gérer de manière constructive les situations de tension ou de conflit;
    • Être en mesure de promouvoir et d’incarner les valeurs institutionnelles de l’INAPS et de fédérer les équipes autour des orientations de la direction.
• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir travailler avec les produits de MS Office et en particulier avec Excel et Word.
  • Logiciels spécifiques:
    • Savoir appliquer les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction;
    • Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents.
  • Matériel et outillage:
    • Connaître le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Compétences relationnelles et organisationnelles:
  • Faire preuve d’un sens aigu des responsabilités, de fiabilité professionnelle et de respect des engagements pris;
  • Démontrer rigueur professionnelle, sens de l’organisation et capacité à prioriser les actions;
  • Disposer d’un sens de l’écoute développé et assurer une communication professionnelle claire, adaptée aux interlocuteurs et aux situations.
• Gestion de l’information – Capacité de conceptualisation:
  • Être capable d’analyser des informations complexes, d’en extraire les éléments essentiels et de les structurer de manière cohérente;
  • Savoir conceptualiser, synthétiser et traduire l’information en orientations, propositions ou actions opérationnelles utiles à la prise de décision.
• Gestion des tâches – Organisation du travail;
  • Planifier, organiser et coordonner efficacement les activités et les priorités dans le respect des délais et des objectifs fixés;
  • Adapter l’organisation du travail en fonction des contraintes, des imprévus et des ressources disponibles.
• Gestion des collaborateurs – Direction des équipes.
  • Encadrer, mobiliser et accompagner les collaborateurs dans l’atteinte des objectifs collectifs et individuels;
  • Favoriser un climat de travail constructif, basé sur la confiance, la coopération et la responsabilisation;
  • Prévenir et gérer de manière appropriée les situations de tension ou de conflit.
• Gestion des relations – Construction de réseaux:
  • Développer et entretenir des relations professionnelles efficaces, tant en interne qu’en externe;
  • Construire et activer des réseaux de collaboration utiles à l’exercice de la fonction et à la réalisation des missions.
• Gestion de son fonctionnement personnel – Autodéveloppement:
  • Faire preuve d’autonomie, de recul et de capacité d’autoévaluation;
  • S’inscrire dans une démarche d’apprentissage continu et de développement des compétences;
  • Se fixer des objectifs réalistes et mesurables et mettre en œuvre les actions nécessaires pour les atteindre.
• Compétences écrites et orales dans les langues administratives ainsi que l'anglais : Expérimenté.

Atouts

• Expérience professionnelle dans un poste à responsabilité;
• Expérience professionnelle dans la gestion d'une équipe;
• Connaissances en sciences du sport et de l'entraînement;
• Compréhension du secteur du sport et de l'activité physique au Luxembourg, par exemple grâce à un engagement bénévole dans une structure du mouvement sportif (club ou fédération);
• Être titulaire d'un brevet d'Etat ou d'une homologation nationale correspondante en tant que cadre technique ou administratif dans le secteur du sport;
• Expérience dans la formation d'adultes.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en administration publique, management, gestion, sciences du sport, management du sport ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.