Assistant(e) à la direction (m/f/d) (réf. G26000396)

Qui recrute ?

Missions

Vous assurez le bon fonctionnement organisationnel de la direction du CePAS et soutenez la directrice dans la gestion et la coordination de ses activités. Vous contribuez au suivi fiable des décisions, dossiers et échéances ainsi qu’à la fluidité des échanges entre la direction, les chefs de service et les interlocuteurs internes et externes.

• Organisation de l'activité de la directrice :
  • Gérer, organiser et prioriser l'agenda de la directrice ;
  • Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements ;
  • Anticiper les échéances et signaler les priorités ;
  • Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et rendez-vous ;
  • Assurer le suivi des demandes adressées à la directrice ;
  • Organiser et assurer les circuits de validation et de signature.
• Appui au fonctionnement de la direction :
  • Organiser les réunions entre la directrice et les chefs de service ;
  • Préparer les ordres du jour en concertation avec la directrice et centraliser les points proposés par les chefs de service ;
  • Rassembler et transmettre les documents préparatoires ;
  • Documenter les décisions et tenir à jour un relevé des décisions et actions ;
  • Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires ;
  • Préparer une vue synthétique des dossiers nécessitant une décision ou un arbitrage de la directrice.
• Gestion et préparation des dossiers de direction :
  • Réceptionner, organiser et assurer la traçabilité des dossiers soumis à la direction ;
  • Vérifier leur complétude administrative et identifier les échéances ;
  • Hiérarchiser les dossiers selon leur urgence et leur niveau de traitement ;
  • Préparer, le cas échéant, des éléments de contexte ou des synthèses factuelles ;
  • Assurer le suivi des dossiers en attente de réponse, de validation, de signature ou d'arbitrage.
• Correspondance et interface institutionnelle :
  • Gérer le courrier, les appels téléphoniques et les canaux de communication fonctionnels de la direction ;
  • Préparer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes et comptes rendus, et en assurer le suivi ;
  • Accueillir, filtrer et orienter les demandes internes et externes ;
  • Assurer l'interface administrative avec le ministère, les administrations, les établissements et les partenaires du CePAS ;
  • Traiter les informations et dossiers sensibles dans le strict respect de la confidentialité.
• Organisation et gestion documentaire :
  • Assurer le classement, l’archivage et la bonne organisation des dossiers et documents de la direction ;
  • Garantir la disponibilité et la mise à jour des documents de référence ;
  • Tenir à jour les listes de contacts, échéanciers, tableaux de suivi et outils nécessaire à la direction ;
  • Contribuer à la préparation et à l’organisation de réunions institutionnelles, visites et événements relevant de la direction ;
  • Collaborer étroitement avec le service administratif et les ressources humaines.

Profil

Compétences techniques

• Disposer d’une expérience confirmée dans le domaine de l’assistanat de direction ou du secrétariat de direction ;
• Disposer d’excellentes capacités organisationnelles et rédactionnelles ;
• Savoir gérer simultanément plusieurs dossiers, priorités et échéances ;
• Être capable de traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme ;
• Maîtriser les outils bureautiques usuels, notamment Word, Excel, PowerPoint, Teams et Outlook ;
• Disposer d’une très bonne maîtrise des langues luxembourgeoise (C1), française et allemande ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées ;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques ;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun ;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative ;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres ;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés ;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement ;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Connaissance de l’éducation nationale y compris de son fonctionnement et de ses acteurs ;
• Disposer d’une expérience professionnelle dans un environnement institutionnel ou administratif complexe.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en assistanat de direction ou en secrétariat de direction ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

• En savoir plus sur les aménagements raisonnables