Agent administratif (m/f) (réf. E00044497) (réf. F00044499) (réf. M00044501)

Qui recrute ?

Missions

• L'agent administratif assurera un appui administratif polyvalent au sein du département Administration, en intervenant de manière transversale entre les unités Secrétariat et Ressources humaines (RH). Il contribuera au bon fonctionnement des activités administratives en garantissant un traitement rigoureux des dossiers, la gestion des documents et des informations, ainsi que le suivi des procédures internes.

• Missions liées au secrétariat:
  • Assurer un appui au secrétariat de direction dans la gestion des activités administratives quotidiennes;
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement des appels et des visiteurs;
  • Gérer les courriers, courriels et documents administratifs (traitement, suivi, classement et archivage);
  • Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs;
  • Organiser et assurer le suivi des réunions internes et externes;
  • Assurer la gestion documentaire et contribuer à la digitalisation des processus administratifs.

• Missions liées aux ressources humaines:
  • Gestion administrative du personnel et gestion du temps:
    • Assurer la gestion administrative des dossiers individuels du personnel et traiter les données et les informations concernant la situation administrative des agents;
    • Gérer, mettre à jour et assurer la fiabilité des données et informations relatives au personnel dans les systèmes d'information RH;
    • Assurer le suivi administratif des carrières des agents, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur;
    • Assurer la gestion du temps de travail, des absences et des congés.
    • Soutien aux activités de recrutement:
    • Procéder à la publication des postes vacants;
    • Assurer la gestion administrative des candidatures;
    • Coordonner les démarches administratives liées à l'engagement, à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise des principes et des techniques de gestion administrative permettant d'assurer une organisation efficace et structurée des activités;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants (Microsoft Outlook, Word, Excel, etc.) pour faciliter la gestion et le suivi des activités administratives;
• Capacité à rédiger et mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus, etc.) avec rigueur et esprit de synthèse;
• Connaissance des principes fondamentaux de la gestion des ressources humaines.

Compétences comportementales

• Faire preuve d'un excellent sens de l'organisation et savoir gérer les priorités;
• Planifier son travail et gérer les imprévus avec efficacité;
• Travailler de manière autonome, avec rigueur et flexibilité;
• Adopter une approche proactive et orientée vers les solutions;
• Communiquer clairement, à l'écrit comme à l'oral;
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de sens des responsabilités;
• Développer des relations de travail constructives et collaboratives;
• Partager ses connaissances et contribuer au travail d'équipe;
• Faire preuve d'ouverture au changement et d'une volonté de développer continuellement ses compétences.

Atouts

• Expérience professionnelle en secrétariat de direction et/ou en gestion des ressources humaines;
• Expérience au sein de la fonction publique luxembourgeoise et connaissance de son fonctionnement;
• Connaissance des outils de gestion des ressources humaines utilisés dans les administrations publiques luxembourgeoises;
• Connaissance des principes de digitalisation et de dématérialisation des processus administratifs.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l’État ou de l’employé de l’État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Pour devenir fonctionnaire de l'État
• Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
• Pour devenir employé de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.