Assistant Administratif (H/F)

co-labor est un acteur de l’économie sociale et solidaire présent sur le marché luxembourgeois depuis 1983 et comptant 250 employés. Notre mission principale consiste dans l’accompagnement, la formation et la réinsertion professionnelle de demandeurs d’emploi. Nous sommes actifs dans les domaines de la production et distribution alimentaire biologique ainsi que des Espaces Verts et de la nature. La responsabilité sociale et écologique fait partie de l’identité de co-labor.

Dans le cadre du renforcement de nos équipes, nous recherchons :

un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

CDI 40h/semaine - max CCT-SAS C2

Véritable interface entre les différents services de l'entreprise, vous assurez l'accueil, le suivi administratif quotidien et apportez un soutien essentiel au département Natur ainsi qu'aux autres équipes. 

Vos missions :

Accueil et gestion administrative générale

• Accueillir, renseigner et orienter les clients, fournisseurs, livreurs et candidats ;
• Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques ;
• Réceptionner les livraisons et organiser leur distribution vers les différents services ;
• Gérer le courrier entrant et sortant ;
• Préparer les dossiers administratifs liés aux entretiens d'embauche ;
• Numériser et transmettre les documents requis pour les différents services ;
• Fournir un appui à la gestionnaire administrative pour les différents besoins du service. 

Support administratif au service

• Assurer l'accueil téléphonique du service ;
• Organiser et planifier les rendez-vous clients pour les techniciens par téléphone et par e-mail ;
• Gérer les mouvements et sorties de stock du service ;
• Scanner et archiver les fiches de travail des chantiers ;
• Assurer le classement et la gestion documentaire ;
• Gérer les archives du secteur ;
• Réaliser la facturation du service Espaces Verts ainsi que celle d'autres secteurs de l'entreprise ;
• Traiter et suivre plusieurs boites e-mail ; 
• Rédiger les comptes rendus de réunions, notes de service et divers documents administratifs ;
• Gérer les inscriptions et les commandes liées à la banque alimentaire ;
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux services selon les besoins.

Votre profil :

• Formation administrative, secrétariat ou expérience équivalente ;
• Excellentes capacités organisationnelles et sens des priorités ;
• Discrétion, rigueur et sens de la confidentialité ;
• Bonne maitrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Outlook, Word, Excel) ;
• Excellence relationnelle, sens de l'accueil et du service client ;
• Bonnes compétences rédactionnelles et excellente maitrise de l'orthographe ;
• Expérience réussie dans une fonction similaire appréciée ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Avantages :

• Un poste varié et polyvalent au sein d'une équipe dynamique ;
• Une entreprise au cœur de l'action humaine avec des fortes valeurs écologiques ;
• Un environnement de travail stimulant avec des missions diversifiées ;
• Une collaboration étroite avec plusieurs services de l'entreprise ;
• L'opportunité de développer vos compétences administratives et organisationnelles ;
• Une rémunération en fonction de la convention CCT-SAS max C2 et 34 jours de congés annuels.