Assistant(e) à la direction des opérations et au contrôle qualité (H/F)

Solidement implantée au Grand-Duché de Luxembourg depuis 1945, notre société a consolidé sa présence sur le marché grâce à sa stratégie d’intégration entre ses différents domaines d’activité : IT & Unified Communications, Security & Building Technologies et Secure & Efficient Electrical Energy. Afin de faire face à notre croissance, nous recherchons un/une :

ASSISTANT (E) A LA DIRECTION DES OPERATIONS ET AU CONTRÔLE QUALITE

Votre mission :

Vous êtes rattaché au Directeur des Opérations, vous travaillez en support des services technique, financier et commercial, et vous êtes plus particulièrement en charge de ces missions :

• Assurer l’Interface de communication entre le service commercial, le service technique et le service financier ;
• Observer les flux de travail ;
• Préparer des rapports pour le Directeur des Opérations ;
• Planifier et animer des réunions de suivi
• Effectuer travaux correctifs pour le bon fonctionnement des flux internes.

Planification et suivi des projets

• Création hebdomadaire de la liste des en-cours projets ;
• Réunion planification hebdomadaire avec les Teams Leaders ;
• Animation de différentes réunions
• Réunion bi-hebdomadaire avec les Sales ;
• Attribution des projets aux Team Leaders ;
• Vérification, signature et remise des dossiers projets ;
• Suivi des dossiers projets ;
• Mise à jour mensuelle du plan de charge
• Suivi et communication des heures prestées sur projet ;
• Mise en real des projets terminés ;
• Vérification de la sortie du matériel et heures prestées avant clôture d’un projet ;
• Assistance mensuelle Operations Manager pour mise à jour des prévisions financières ;
• Participation aux analyses des en-cours ;
• Suivi financier des projets, analyse des coûts, participation à la préparation des factures et états d’avancement en collaboration avec les différents services

Qualité des processus et outils

• Contribuer à l’amélioration du bon fonctionnement du service technique ;
• Analyse et correction des dysfonctionnements des différents services ;
• Participation aux développement/corrections de différents outils ;
• Interface de communication entre le service technique, financier et commercial ;
• Aide et formation aux collègues et nouveaux employés ;
• Observation et respect des requis ;
• Back-up de l’Operations Manager en cas d’absence pour congé/maladie ou autre et des autres assistantes

Profil recherché :

De formation minimum Bac+2/3 (Assistant (e) de direction, Gestion PME, Management Commercial et Opérationnel).

Vous possédez une expérience réussie de 3 ans dans une fonction similaire et les connaissances techniques suivantes :

• Utilisation des différents programmes informatiques (Office plus particulièrement Excel, SAP ou autre ERP, Planningtool) ;
• Connaissances dans le domaine technique appréciées (installations de type sécurité du bâtiment)
• Langues : Français, allemand obligatoire. La connaissance de l’anglais et du luxembourgeois est considérée comme un atout

Vous vous reconnaissez dans ces qualités :

• Bon sens de communication interpersonnelle (interne) ;
• Contribution sincère dans la recherche de solutions ;
• Proactivité interne ;
• Détecter les besoins du service technique et faire la communication afférente en interne ;
• Etre attentif aux besoins des clients externes et internes (écoute, conseil) ;
• Polyvalence ;
• Rigueur.

Vous êtes motivé(e) / dynamique, alors votre candidature nous intéresse. Faites-nous parvenir votre lettre de motivation accompagnée de votre CV et d’une photo récente via Moovijob.com.