Administrative Assistant Family Office | FR/DE | 75K

Vous souhaitez rejoindre un environnement prestigieux, stable et à taille humaine, tout en occupant une fonction administrative directement liée à la gestion d'un portefeuille immobilier ?

Nous accompagnons actuellement un Family Office établi à Grevenmacher dans la création d'un nouveau poste d'Administrative Assistant.

Vous rejoindrez une structure d'environ 25 collaborateurs, caractérisée par une excellente ambiance interne, des circuits de décision courts et une véritable proximité entre les équipes. Le Family Office gère notamment un important portefeuille d'investissements immobiliers et recherche aujourd'hui une personne capable d'accompagner son développement sur le long terme.

Il ne s'agit pas d'un poste d'assistanat classique. Vous travaillerez main dans la main avec le Building / Facility Management et deviendrez un véritable point de coordination pour tout le volet administratif lié aux différents immeubles du portefeuille.

Votre rôle

Vous occuperez une fonction polyvalente et autonome, avec notamment la responsabilité de :

• Coordonner administrativement les différents prestataires, fournisseurs et intervenants liés aux immeubles ;
• Être l'un des principaux points de contact pour les bureaux, locataires et différentes parties prenantes ;
• Assurer le suivi des offres, bons de commande, contrats et factures, en lien avec les budgets validés ;
• Participer au suivi administratif des travaux, interventions et projets immobiliers ;
• Suivre les budgets et veiller à la bonne circulation des informations et documents ;
• Participer à la gestion administrative des bâtiments, notamment les clés, badges, accès, arrivées et départs ;
• Maintenir une documentation structurée et assurer un suivi rigoureux des différents dossiers.

Vous aurez ainsi une vision globale des opérations immobilières, tout en travaillant au quotidien avec les personnes responsables de la gestion technique des bâtiments. Ces missions reprennent le périmètre prévu par la fonction, notamment la coordination des intervenants, le contrôle offre/commande/facture et la relation avec les fournisseurs.

Votre profil

Afin de rester cohérents avec les critères essentiels de notre client, nous recherchons prioritairement une personne qui :

• Possède déjà une expérience confirmée en administration, assistanat de direction ou gestion administrative ;
• A idéalement travaillé dans l'immobilier, le Property Management, la gestion d'immeubles ou un environnement similaire ;
• Maîtrise impérativement le français et l'allemand, ces deux langues étant nécessaires dans l'exercice quotidien de la fonction ;
• Possède une bonne maîtrise d'Excel et du Pack Office ;
• Est reconnue pour sa rigueur, son organisation, sa fiabilité et sa capacité à gérer plusieurs sujets simultanément ;
• Recherche une collaboration stable et souhaite s'inscrire dans une structure sur le long terme ;
• Réside idéalement à proximité de Grevenmacher ou dans l'est du Luxembourg, afin de conserver un trajet quotidien raisonnable.

La maîtrise du luxembourgeois constitue un avantage supplémentaire.

Ce que notre client vous offre

Vous aurez l'opportunité rare de rejoindre un Family Office prestigieux et à taille humaine, dans lequel votre travail sera directement visible et où vous pourrez développer une réelle connaissance de la gestion immobilière.

Au-delà d'une ambiance particulièrement agréable et d'un environnement stable, notre client propose :

Une rémunération pouvant atteindre environ 75 000 € brut/an, selon votre expérience, votre maîtrise des langues et votre connaissance du secteur immobilier ;

30 jours de congé par an, vous permettant de bénéficier d'un équilibre particulièrement intéressant ;

Une fonction créée pour le long terme, avec la possibilité de faire évoluer progressivement votre périmètre et vos responsabilités au sein d'une structure où la polyvalence est réellement valorisée.

Si vous disposez d'une expérience administrative solide, maîtrisez le français et l'allemand et souhaitez rejoindre un environnement immobilier différent des structures traditionnelles, cette opportunité pourrait constituer une excellente prochaine étape dans votre carrière.