ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) FACILITY MANAGEMENT

ATALIAN, Groupe leader du multiservice en Europe, dans les métiers du Service Global à destination des professionnels (propreté, hygiène, accueil, maintenance) est à la recherche d'un(e) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) FACILITY MANAGEMENT (CDI / 40h) basé au sein de nos équipes chez un client prestigieux à Luxembourg ville (proche de la gare).

1. Mission générale

Assurer la gestion administrative du service Facility Management, en garantissant l’enregistrement, la planification, la coordination et le suivi des demandes d’intervention.

Être l’interlocuteur privilégié des clients et des prestataires afin d’assurer une communication fluide, un suivi rigoureux des prestations et une qualité de service optimale.

2. Principales responsabilités et tâches

Gestion des demandes d’intervention

·      Réceptionner et enregistrer les demandes d’intervention formulées par les clients dans la GMAO ou l’outil de gestion dédié.

·      Qualifier les demandes, vérifier les informations nécessaires et assurer leur traçabilité.

·      Dispatcher les demandes vers les prestataires externes concernés.

Coordination

·      Assurer le suivi des interventions dans la GMAO et les outils de planification.

·      Veiller au respect des délais, relancer les intervenants si nécessaire et suivre la résolution des demandes.

Gestion administrative et achats

·      Solliciter les devis auprès des fournisseurs et des prestataires, comparer les offres et assurer leur suivi.

·      Gérer les demandes d’achat, les commandes, la réception des marchandises et le suivi des livraisons.

Communication et relation client

·       Assurer la communication quotidienne avec les clients, les collaborateurs, les fournisseurs et les prestataires.

·       Garantir une communication professionnelle, réactive et orientée vers la satisfaction client.

3. Profil et compétences requises

Formation

Bachelor en administration, gestion ou domaine équivalent.

Expérience professionnelle

·       2 à 3 ans d’expérience dans une fonction administrative, idéalement dans le Facility Management, la maintenance technique ou la gestion de prestations de services.

·       Une expérience dans l’utilisation d’un outil de planification (GMAO) ou d’un logiciel de gestion des achats constitue un atout.

Compétences techniques

·       Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Outlook et Word.

·       Bonnes capacités rédactionnelles et aptitude à produire des rapports structurés.

Compétences linguistiques

·       Français : bonne maîtrise orale et écrite.

·       Luxembourgeois : bonne maîtrise orale.

·       Toute autre langue constitue un atout.

Compétences comportementales

·       Organisation et rigueur : hiérarchiser les priorités et gérer plusieurs demandes simultanément.

·       Esprit d’équipe et collaboration : contribuer activement au travail collectif et faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs.

·       Communication et diplomatie : transmettre les informations de manière claire, professionnelle et adaptée aux interlocuteurs.

·       Adaptabilité : faire face aux imprévus et ajuster les priorités en fonction des urgences.