Assistant de direction (m/f)

Mission

Dans le cadre d’un remplacement, la CSSF souhaite recruter un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e), en charge d’assister un directeur membre du comité de direction de l’institution. Ce poste de haute confiance nécessite un sens aigu de l’organisation, de la rigueur, de la discrétion et une excellente maîtrise de la communication institutionnelle.

Rôle & responsabilités

• Gérer de manière proactive et autonome l’agenda du directeur, en tenant compte des priorités évolutives, des réunions internes et externes, des comités et déplacements professionnels
• Assurer le traitement efficace, structuré et confidentiel des demandes entrantes (internes et externes), en évaluant la pertinence et l’urgence, et en anticipant les actions à entreprendre
• Préparer, relire et assurer la qualité des documents, courriels et communications destinés aux parties prenantes internes et externes (comités, institutions, partenaires, etc.)
• Coordonner avec les autres assistants de direction les sujets transversaux à l’agenda du comité de direction et assurer la fluidité des échanges entre les départements concernés
• Suivre les échéances (deadlines) associées aux sujets portés à l’attention du directeur, en collectant les inputs nécessaires auprès des collaborateurs et responsables
• Proposer de manière autonome des améliorations dans la gestion annuelle des tâches récurrentes (budget, RH, IT, bâtiments, DPO, etc.)
• Organiser les déplacements du directeur et préparer en amont les éléments nécessaires pour assurer leur bon déroulement
• Être un relais humain et bienveillant du directeur auprès des équipes, en adoptant une posture d’écoute et d’équilibre dans les interactions
• Participation à un système de suppléance réciproque avec un(e) autre assistant(e) de direction afin de garantir la continuité des missions an cas d’absence

Votre profil

• Diplôme de niveau Bachelor (Bac+3)
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans une fonction équivalente, idéalement dans un environnement institutionnel, réglementaire ou à forte exigence organisationnelle
• Excellente maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise, à l’écrit comme à l’oral
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Outlook, SharePoint…) et capacité à s’adapter à des outils internes spécifiques
• Sens aigu de la discrétion, de la confidentialité, de la rigueur et de la qualité rédactionnelle
• Capacité à anticiper, à faire preuve de réflexion critique, de proactivité et à prendre des initiatives constructives
• Sens du service, de la communication interpersonnelle et de l’équilibre relationnel dans un contexte institutionnel exigeant

Le(la) candidat(e) retenu(e) sera engagé(e) comme employé(e) de l’État en vertu d’un contrat à durée indéterminée. Si le(la) candidat(e) remplit les conditions en vigueur, il/elle sera amené(e) à se présenter par la suite à l’admission au statut de fonctionnaire de l’État.

Avant la conclusion du contrat de travail, le(la) candidat(e) devra délivrer un extrait du casier judiciaire (bulletin n°3), datant de moins de 2 mois, afin de garantir son honorabilité.