Administrative & Planning Assistant

SECO Luxemburg sucht eine/n Assistent/in für Administration zur Verstärkung des Support-Teams. Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Aktualisierung der Planung von Kontrollen vor Ort sowie für die administrative Betreuung von Baustellen.

Zuständigkeiten

• Erstellen und Nachverfolgen der Planung von Kundenaufträgen
• Kontaktaufnahme mit den Kunden bei Fragen zu Terminen und Vor-Ort-Inspektionen
• Assistenz und Aktualisierung der Terminkalender von Ingenieuren und Inspektoren, die Prüfungen vor Ort durchführen
• Zusammenarbeit mit der Verkaufsabteilung bezüglich ausstehender Angebote und Aufträge
• Administrative Verwaltung der Baustellen
• Verfassen und Formatieren von Korrespondenzen und Berichten
• Projektunterlagen verwalten (Plattformen, Tabellen, Baustellennotizen usw.)
• Back up des Sekretariats

Obligatorische Anforderungen

• Abschluss im Bereich Sekretariat/Administration (Bachelor oder gleichwertig)
• Fähigkeit, unter Druck organisiert, genau und autonom zu arbeiten
• Proaktive Herangehensweise bei der Ausführung der täglichen Aufgaben und entsprechende Eigeninitiative
• Teamfähigkeit mit guten Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten und ausgeprägter Arbeitsmoral
• Guter analytischer Denkansatz, auf das Wesentliche konzentriert und kundenorientiert
• Kenntnisse in MS Office

Wünschenswerte Anforderungen

• Erste Erfahrung oder Praktikum in einer ähnlichen Funktion
• Sehr gute Schreibfähigkeiten
• Kenntnisse der Planungssoftware "Skedulo"

Wir bieten

• Eine umfangreiche technische Ausbildung und Entwicklungsperspektiven
• Eine interessante und abwechslungsreiche Arbeit
• Eine innovative und zugleich aufgeschlossene Unternehmenskultur
• Eine familiäre Atmosphäre
• Eine Organisation, die Autonomie erlaubt
• Ein interessantes Gehaltspaket