Responsable d'administration générale (m/f) (réf. M00042038)

Qui recrute ?

Missions

• Conseiller et accompagner les agents dans leur développement professionnel et la gestion de leur carrière;
• Assurer le suivi des plans de formation et du développement des compétences;
• Coordonner les procédures de recrutement et participer à la sélection des candidats;
• Organiser le preboarding, l’onboarding et l’offboarding des agents;
• Contribuer à la prévention des risques psychosociaux et à la gestion des conflits;
• Conseiller la direction dans la gestion prévisionnelle des effectifs;
• Veiller à la diffusion et à la mise en œuvre des politiques RH au sein de l’administration;
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie budgétaire de l’administration;
• Préparer les propositions budgétaires et les justifications des crédits demandés;
• Suivre l’exécution du budget et analyser l’évolution des dépenses;
• Assurer la gestion comptable conformément à la législation budgétaire et comptable de l’État;
• Participer à la préparation et au suivi des marchés publics;
• Assurer la fiabilité des données financières et comptables;
• Superviser le fonctionnement du secrétariat de l’administration;
• Organiser la gestion du courrier, des agendas et des réunions;
• Veiller à la qualité de l’accueil et du traitement des demandes internes et externes;
• Assurer la coordination administrative et la gestion documentaire;
• Encadrer et coordonner une équipe de 4 collaborateurs;
• Définir les priorités de travail et assurer la répartition des tâches;
• Accompagner le développement professionnel des membres de l’équipe;
• Organiser le suivi des activités et veiller à la qualité du travail fourni;
• Favoriser la communication, la coopération et un climat de travail positif au sein de l’équipe;
• Conseiller la direction sur les aspects administratifs, RH, budgétaires et organisationnels;
• Contribuer à l’amélioration continue des processus internes;
• Participer à la mise en œuvre de nouveaux outils et méthodes de gestion.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser la législation relative au statut du personnel de l’État et aux ressources humaines;
• Maîtriser la législation budgétaire et comptable de l’État;
• Maîtriser la réglementation relative aux marchés publics;
• Connaître les processus RH et administratifs du cycle de vie des agents;
• Connaître les procédures budgétaires et comptables applicables aux services de l’État;
• Connaître les méthodes de gestion administrative et organisationnelle;
• Maîtriser les outils bureautiques (Microsoft Office);
• Maîtriser le système SAP de l’Etat luxembourgeois;
• Utiliser les logiciels administratifs, RH et financiers mis en place dans l’administration;
• Utiliser les outils de gestion électronique des documents et les plateformes administratives.

Compétences comportementales

• Sens des responsabilités et fiabilité dans la gestion de données sensibles (RH, financières, personnelles);
• Capacité à encadrer, motiver et développer une équipe dans un environnement administratif exigeant;
• Rigueur et sens du détail dans le traitement des dossiers budgétaires et comptables;
• Capacité à conseiller et à communiquer clairement avec des interlocuteurs variés (direction, agents, partenaires externes);
• Sens de la discrétion et respect de la confidentialité, notamment en matière de gestion du personnel;
• Organisation et gestion efficace des priorités dans un contexte multi-tâches;
• Capacité d’analyse et esprit de synthèse pour le suivi budgétaire et le conseil à la direction;
• Aptitude à gérer les situations de tension ou de conflit avec diplomatie et discernement;
• Orientation solution et pro-activité dans l’amélioration des processus internes;
• Ouverture au changement et capacité à accompagner la transformation organisationnelle.

Conditions d’admission

Ce poste est réservé aux fonctionnaires de l'État, aux fonctionnaires communaux, et aux agents des établissements publics assimilés aux fonctionnaires de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.