Assistant administratif (m/f/d) (réf. G26000442)

Qui recrute ?

Missions

• Gestion de l’agenda et planification:
  • Gérer de manière proactive l’emploi du temps et l’agenda du Service Voirie, en étroite collaboration avec la Direction générale DG III et les autres directions générales du Ministère;
  • Planifier, coordonner et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels;
  • Assurer le suivi des échéances importantes et veiller au respect des délais.
• Gestion de la communication:
  • Gérer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier entrant et sortant;
  • Assurer une communication fluide entre le service, la direction générale et les autres unités du Ministère;
  • Assister à la rédaction de correspondances administratives et professionnelles;
  • Contribuer à la préparation et à la relecture d’échanges écrits, de notes et de documents officiels;
  • Participer à la rédaction de notes, de comptes rendus et, le cas échéant, de discours.
• Organisation administrative:
  • Organiser et planifier les réunions du service DG III.3 en collaboration avec les autres unités du Ministère;
  • Préparer les documents nécessaires aux réunions et en assurer le suivi administratif;
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
  • Assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents et dossiers, y compris confidentiels.
• Soutien administratif et collaboration:
  • Collaborer étroitement avec les agents du service et les différentes unités du Ministère;
  • Apporter un soutien administratif et logistique aux activités du service;
  • Accomplir toute autre tâche administrative contribuant au bon fonctionnement et à l’efficacité du service.

Profil

Compétences techniques

• Bonnes aptitudes d’analyse et de synthèse;
• Bonnes capacités de rédaction et de lecture;
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, outils de planification d'agenda, applications PDF, outils de conférences en ligne, etc.);
• Maîtrise des 3 langues administratives du pays et de l’anglais. Toute autre langue parlée et/ou écrite constitue un atout.

Compétences comportementales

• Excellentes capacités de communication, discrétion, flexibilité et sens aigu du service;
• Savoir travailler en équipe ainsi que de manière autonome;
• Rigueur dans le travail avec un respect des échéances;
• Sens de l'organisation et de la structuration du travail;
• Esprit d’initiative, réactivité, disponibilité et flexibilité;
• Compréhension et vue d’ensemble du Ministère et des organes y rattachés;
• Aisance dans la communication avec des interlocuteurs internes et externes.

Atouts

• Expérience avérée en tant qu'assistant administratif (m/f) ou assistant de direction (m/f), dans un environnement exigeant.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

• En savoir plus sur les aménagements raisonnables