Assistant à la direction (m/f) (réf. E00029521)

Qui recrute ?

Missions

• Raison d'être :
  • Assurer des tâches administratives de gestion et de planification et contribuer au bon déroulement des activités de l’administration afin de soutenir la direction dans l’organisation quotidienne du travail.
• Rôles et tâches :
  • Fournir un support à la direction :
    • Améliorer et mettre à jour des supports écrits ou des présentations;
    • Établir des dossiers et mettre en forme des documents;
    • Coordonner et gérer la correspondance;
    • Gérer l’organisation d'événements internes;
    • Concevoir des outils de suivi de l'activité et les mettre à jour;
    • Veiller à la confidentialité des informations;
    • Participer constructivement au suivi des actions;
    • Contrôler la cohérence des éléments fournis.
  • Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions :
    • Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et prévoyant le matériel logistique nécessaire;
    • Rédiger des rapports et coordonner le suivi de réunions.
  • Gérer les contacts de la direction :
    • Prendre en charge des appels téléphoniques et réceptionner et diffuser des messages;
    • Accueillir des personnes externes;
    • Agir en tant que personne de contact pour la direction;
    • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.

Profil

Compétences techniques

• Communiquer de manière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre;
• Mettre en oeuvre ses capacités rédactionnelles pour produire des écrits de qualité;
• Savoir mener des recherches dans le domaine spécifique de l'administration et de ses attributions en ayant recours à toutes les sources de documentation possibles;
• La maîtrise des langues luxembourgeoise, française et allemande est indispensable.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.