Aide-administrative (m/f) (réf. CGDIS000770-E) Abgelaufen

Qui recrute ?

Missions

• La mission principale du titulaire du poste est de d’assurer l’accueil téléphonique et physique pour le back-office du Service Parc Automobile et Equipements et de garantir un support administratif pour les ateliers du même service:
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique du Service Parc Automobile et Equipements;
  • Gérer la distribution du courrier;
  • Réceptionner et traiter (trier, mettre en page, numériser, archiver) les différents documents, demandes et dossiers;
  • Rédiger des comptes-rendus après les réunions;
  • Assister à la gestion des commandes d’achats et des demandes d’offres et participer au contrôle de la facturation;
  • Assister à la mise en oeuvre des marchés publics ou accords-cadres;
  • Accomplir toute autre tâche administrative et logistique contribuant au bon fonctionnement du service;
  • Organiser l’archivage, la mise à jour et la digitalisation de la documentation;
  • Gérer des véhicules de remplacement;
  • Assurer la réception et la transmission des demandes d’intervention technique;
  • Gérer des rendez-vous pour les interventions techniques garanties par le Service Parc automobile et Equipements; Soutenir lors de la gestion des commandes et du stock du matériel didactique;
  • Assurer une assistance aux services du Département Charroi et Logistique pour toute autre tâche administrative.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, MS Project etc.);
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
• Savoir communiquer de façon professionnelle avec la clientèle et les fournisseurs;
• Être capable de renseigner les interlocuteurs divers et variés;
• Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Disposer d’une expérience professionnelle dans une fonction similaire;
• Disposer d’une expérience approfondie dans le domaine de l’automobile;
• Avoir une bonne compréhension de l’esprit du volontariat;
• Maîtriser le système MS-NAV en ce qui concerne la création et la gérance des commandes et factures;
• Avoir des connaissances en matière de logiciels de gérance de stock ou de comptabilité;
• Connaître le fonctionnement interne du CGDIS;
• Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Vous avez suivi avec succès l’enseignement des cinq premières années d’études dans un établissement d’enseignement secondaire ou avoir réussi le cycle moyen de l’enseignement secondaire technique soit du régime technique, soit du régime de la formation du technicien ou vous avez obtenu le diplôme d’aptitude professionnelle en tant qu’assistant administratif et commercial ou vous pouvez présenter une attestation portant sur des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité C1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.