Assistant administratif (Archives) (m/f) (réf. E00032280)

Qui recrute ?

Missions

• Dans le cadre du développement et d’une mise en œuvre partielle de sa stratégie de digitalisation suivant le principe du « digital first » et de l’archivage électronique, le Service des aides au logement cherche un agent administratif pour les tâches suivantes :
  • Capture numérique du courrier entrant;
  • Mis en œuvre de nouveaux flux de travail avec le courrier dématérialisé;
  • Développement de nouvelles procédures de distribution du courrier;
  • Accompagnement des utilisateurs du courrier digital.
  • Prise en charge de l’archivage électronique et physique :
    • Préparation des documents en dossier (liasse) d’archive;
    • Numérisation des documents pour l’archivage intermédiaire (GED);
    • Déplacement des dossiers papiers vers l’espace d’archivage;
    • Effectuer des recherches de dossiers archivés et mise à disposition du dossier physique en cas de besoin et/ou de demande.
  • Autres tâches :
    • Gestion du stock des fournitures de bureau tel que les enveloppes, les papiers ainsi que des supports de documentation (formulaires et brochures);
    • Participation à la préparation logistique pour l’organisation des stands lors de foires ou d’évènements en relation avec le logement.

Profil

Compétences techniques

• Savoir travailler avec les applications WORD, EXCEL, OUTLOOK;
• Maîtrise orale et écrite des 3 langues administratives du pays;
• Anglais : Connaissances de base à l'oral.

• Aptitude à s’approprier les connaissances suivantes :
  • La législation et la réglementation des aides au logement;
  • Les procédures administratives concernant le traitement des dossiers;
  • Les procédures techniques de l’outil de gestion des dossiers;
  • La règlementation sur la protection des données privées;
  • Le fonctionnement et l'organisation interne, du service et de l'administration.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Partager son savoir-faire : Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, expériences et vos méthodes de travail;
• Coopérer : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées, aussi bien dans un environnement présentiel qu’au niveau d’une collaboration virtuelle et à distance, et en contribuant à la résolution de conflits entre collaborateurs;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.