Agent administratif (m/f) (réf. E00032212) (réf. F00032213)

Qui recrute ?

Missions

• La/le secrétaire de l’Annexe du LLIS a pour mission d'assurer le bon fonctionnement administratif de l'école, en particulier de veiller à l'accueil des jeunes allophones, et d'assister la coordinatrice d'intégration dans ses tâches quotidiennes:
  • Assurer la gestion quotidienne des dossiers administratifs des élèves;
  • Gérer les inscriptions, les absences, les retards et les dossiers scolaires;
  • Maintenir à jour les bases de données et les fichiers élèves;
  • Assumer diverses tâches de secrétariat;
  • Contribuer à l’organisation d’un plan de surveillance pour la journée;
  • Aider à l’organisation du planning des retenues et séances de rattrapage et envoi des fiches y relatives;
  • Participer à la planification et mise en oeuvre des événements et réunions liés à la vie scolaire et notamment à l'intégration;
  • Aider à classer et archiver les rapports de réunions;
  • Assurer la communication entre les familles des jeunes allophones, les enseignants et les autres parties prenantes;
  • Adresser les courriels préparés par la Coordinatrice et assurer la diffusion des communications (par exemple, les courriers et bulletins), le cas échéant, en plusieurs langues;
  • Gérer les appels téléphoniques et les courriels, en particulier ceux relatifs à l'intégration des élèves;
  • Organiser et gérer les déplacements et les rendez-vous de la Coordinatrice d'Intégration;
  • Réceptionner les commandes de fournitures et du matériel nécessaires au bon fonctionnement de l’Annexe;
  • Faire les copies pour les enseignants et la Coordinatrice;
  • Coordonner les interventions des partenaires extérieurs (associations, psychologues, interprètes, etc.).

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc);
• Bonne organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• Excellente communication orale et écrite;
• Capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel et multilingue;
• Empathie et sens de l'écoute;
• Capacité à gérer des situations délicates faisant preuve de diplomatie et discrétion;
• Connaissance des procédures administratives et scolaires;
• La maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères est un atout (particulièrement une des langues parlées par les communautés migrantes locales).

Compétences comportementales

• Sens de l'accueil et de l'hospitalité;
• Etre orienté solutions, communiquer de manière consensuelle et cohérente dans le respect des règles d'usage;
• Savoir travailler en autonomie tout comme en équipe;
• Avoir le sens de l'écoute et de la discrétion;
• Savoir s'adapter à différents interlocuteurs et situations;
• Faire preuve de vigueur et de conscience professionnelle;
• Faire preuve de dignité et de civilité;
• Avoir le sens d'organisation;
• Avoir le sens de responsabilité;
• Avoir le sens de l'écoute et de la communication;
• Savoir s'adapter à différents interlocuteurs.

Atouts

• Connaître le fichier élèves et Webuntis et Untis;
• Maîtrise de l'anglais.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.