In einem so wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt wie dem in Luxemburg wird die Referenzprüfung zunehmend zu einem wichtigen Schritt im Recruiting. Die Überprüfung von Kompetenzen, die Bestätigung des beruflichen Werdegangs oder die Einschätzung der Sozialkompetenzen eines Bewerbers scheint zunächst selbstverständlich. Doch hinter dieser vermeintlich einfachen Praxis verbirgt sich ein strenger rechtlicher Rahmen, den Arbeitgeber nicht ignorieren dürfen.
Zwischen Arbeitsrecht und Datenschutz muss die Referenzprüfung mit besonderer Vorsicht durchgeführt werden. Denn eine unsachgemäße Anwendung kann ein Unternehmen rechtlichen Risiken aussetzen oder sogar seiner Arbeitgebermarke schaden.
Die Einwilligung: eine unverzichtbare Voraussetzung
In Luxemburg ist die Referenzprüfung grundsätzlich zulässig. Ein Arbeitgeber kann durchaus einen ehemaligen Vorgesetzten oder eine andere Referenzperson kontaktieren, um Informationen über einen Bewerber einzuholen. Diese Möglichkeit ist jedoch nicht uneingeschränkt.
Der zentrale Punkt bei einer Referenzprüfung ist die Einwilligung des Bewerbers. Kein Arbeitgeber darf eine Referenz ohne vorherige Zustimmung des Bewerbers kontaktieren.
In der Praxis bedeutet das, dass es nicht erlaubt ist:
- Einen ehemaligen Arbeitgeber zu kontaktieren, ohne den Bewerber darüber zu informieren;
- Das eigene Netzwerk zu nutzen, um „inoffizielle“ Informationen einzuholen;
- Oder, noch problematischer, den aktuellen Arbeitgeber ohne die Zustimmung des Bewerbers zu kontaktieren.
Dieser Grundsatz ergibt sich unmittelbar aus der DSGVO, die die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten streng regelt. Der Bewerber muss wissen, welche Informationen erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und zu welchem Zweck.
In der Praxis ist es am einfachsten, den Bewerber ausdrücklich darum zu bitten, ein oder zwei Referenzen anzugeben oder die Personen zu bestätigen, die Sie kontaktieren möchten.
Informationen müssen relevant und angemessen sein
Auch mit der Zustimmung des Bewerbers darf nicht alles gefragt werden. Die Referenzprüfung muss verhältnismäßig sein und in einem direkten Zusammenhang mit der zu besetzenden Stelle stehen.
Ein Arbeitgeber kann sich beispielsweise nach folgenden Punkten erkundigen:
- Den ausgeführten Aufgaben;
- Den fachlichen Kompetenzen;
- Der Anpassungsfähigkeit;
- Oder dem professionellen Verhalten.
Fragen zum Privatleben, zum Gesundheitszustand, zu persönlichen Ansichten oder zur familiären Situation sind hingegen strikt zu vermeiden.
Dieser Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist entscheidend. Er schützt den Bewerber, aber auch das Unternehmen, das in der Lage sein muss, zu begründen, dass die erhobenen Informationen für die Einstellungsentscheidung erforderlich waren.
Bei Fehlentwicklungen bestehen reale Risiken
Eine nicht korrekt durchgeführte Referenzprüfung kann für ein Unternehmen konkrete Konsequenzen haben.
Aus rechtlicher Sicht kann die Erhebung von Daten ohne Einwilligung oder von nicht relevanten Informationen einen Verstoß gegen die DSGVO darstellen und potenziell Sanktionen nach sich ziehen.
Doch die Risiken sind nicht nur rechtlicher Natur. In einem Land wie Luxemburg, in dem der Arbeitsmarkt relativ klein und eng vernetzt ist, spielt der Ruf eines Unternehmens eine wichtige Rolle. Eine schlechte Candidate Experience kann sich schnell herumsprechen und die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber beeinträchtigen.
Hinzu kommt das Risiko, auf Grundlage unvollständiger oder voreingenommener Informationen eine falsche Entscheidung zu treffen. In bestimmten Fällen kann dies sogar zu Diskriminierungsvorwürfen führen.
Deshalb sollte die Referenzprüfung immer als ergänzendes Element betrachtet werden, das den Gesamteindruck bestätigt, und nicht als allein ausschlaggebender Faktor bei der Einstellungsentscheidung.
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