Plusieurs rédacteurs (m/f)
Veröffentlicht am 25/04/2024
Ville de Luxembourg
L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins de la Direction des ressources humaines, du Service Bâtiments, Bierger-Center, Service Enseignement et du Service Biens communaux et aménagement foncier, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.
a) Conditions d’admissibilité :
- être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
- faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
- disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.
b) Missions et activités principales :
1 poste auprès de la Direction des ressources humaines
Gestion administrative des recrutements
- Analyse quantitative et qualitative des besoins en recrutement déclarés par les services, créations de poste réalisées par le conseil communal ou engendrées par des mutations interservices de candidats ;
- Préparation de l'annonce et de l'aide-mémoire de l'appel à candidatures interne et externe reprenant les conditions d'admissibilité, les missions et activités principales du poste à pourvoir ainsi que les modalités de rémunération et de recrutement ;
- Traitement des demandes d'information des candidats potentiels ;
- Encodage des dossiers de candidature et envoi des accusés de réception aux candidats ;
- Analyse des dossiers de candidature (conditions d'admissibilité, lettre de motivation, expérience professionnelle, compétences des candidats par rapport aux exigences et au profil du poste vacant) ;
- Etablissement du relevé des candidatures suivant classement de l'examen ;
- Soutien et conseil au(x) service(s) lors de l'identification des candidats à retenir pour une audition ;
- Elaboration d’une fiche d'entretien ;
- Organisation et conduite des entretiens d’embauche ;
- Débriefing en vue de l'élaboration d'un consensus de la commission d'audition relatif au(x) candidat(s) à proposer ;
- Rédaction du rapport d'audition ;
- Préparation des dossiers de décision de recrutement pour le collège échevinal et/ou le conseil communal ;
- Préparation et envoi des décisions positives et négatives aux candidats ;
- Suivi du flux d'information entre les différents intervenants tout au long de la procédure de recrutement ;
- Rédaction des contrats de travail et accueil du candidat en vue de la Signature ;
- Organisation de l'entrée en service du candidat ;
- Suivi des statistiques de recrutement ;
- Divers travaux administratifs de la cellule « DPH ».
2 postes auprès du Service Bâtiments :
1 poste au Département comptabilité:
Comptabilité dans le cadre des projets de construction et d’entretien du service bâtiments
- Comptabilisation des commandes, engagements et factures dans SAP ;
- Contrôle et saisie de données dans les programmes de gestion des projets du service bâtiments ;
- Demandes de subsides ;
- Décompte des travaux ;
- Rédaction de rapports financiers ;
- Demandes d’extension de marchés au collège échevinal ;
- Suivi financier des projets extraordinaires ;
- Etablissement du budget ordinaire et extraordinaire ;
- Participation à l’élaboration du programme pluriannuel du service bâtiments.
Support de la direction :
- Développement et mise en place de nouveaux outils informatiques ;
- Amélioration continue des procédures internes ;
- Respect des procédures financières ;
- Support dans les démarches financières aux départements.
Connaissances techniques et législatives particulières liées au poste :
- Connaissances approfondies des procédures financières de la ville de Luxembourg
- Connaissances de la législation des marchés publics
1 poste au Département secrétariat :
· Suivi administratif dans le cadre des projets de construction et d’entretien du service bâtiments
· Marchés publics
- Organisation et suivi des soumissions publiques
- Création d’annonces pour les procédures de soumission publique nationale et européenne
- Ouverture des soumissions publiques
- Préparation des lettres de commande et de refus
- Préparation des propositions d’adjudication
- Donner support dans les démarches en matière des marchés publics aux départements techniques
· Travaux administratifs
- Rédaction et formalisation des courriers et des avis
- Rédaction et formalisation des contrats de prestations avec les bureaux d’études externes
- Organisation et suivi des appels de candidature pour bureaux d’études
- Gestion des déclarations de sinistre
- Gestion du courrier et création des lettres types
- Contrôle et saisie de données dans les programmes de gestion des projets du service bâtiments
Support à la direction
- Gestion et mise en place de nouveaux outils informatiques
- Amélioration continue des procédures internes
· Divers
- Donner support dans les démarches financières aux départements techniques
- Rédaction de rapports financiers et des compte-rendu des réunions
- Assistance aux réunions de service
- Classement et archivage des documents officiels
- Gestion et organisation de l’archive du service
- Gestion et commande du matériel bureautique
- Assistance à la comptabilité du service
1 poste au Service Bierger-Center
- Tenue du registre de la population
- Déclarations d’arrivée des ressortissants des pays tiers
- Demandes de cartes d’identité et passeports luxembourgeois
- Légalisations de signatures/Copies conformes
- Inscriptions sur les listes électorales
- Enregistrement de chiens
- Délivrance et échange de vignettes parking résidentiel
- Adhésion Chèque-Service Accueil
- Mise à jour du registre de la population
- Traitement des demandes reçues par courrier
1 poste au Service Enseignement
Organisation scolaire - Gestion du personnel
- Participation aux travaux liés à l’organisation scolaire ;
- Participation à la gestion du personnel des écoles ;
- Participation à la gestion des congés et tâches partielles du personnel des écoles ;
- Saisie des données dans SCOLARIA et GISE ;
- Communication avec le personnel des écoles, la direction régionale et autres services communaux ;
- Élaboration de circulaires et formulaires ;
- Participation à la gestion du remplacement du personnel des écoles ;
- Établissement des relevés d’absences.
1 poste au Service Biens communaux et aménagement foncier
Comptabilité – Gestion locative-informatique
- Suivi comptable des actes authentiques :
- Lecture et analyse des actes;
- Droits hypothécaires;
- Paiement des prix/déclaration de recettes;
- Faire les demandes auprès des pouvoirs publics concernant les hypothèques occultes;
- Payer les prix de vente, le cas échéant après répartition de la somme entre les divers copropriétaires, respectivement créanciers de droits hypothécaires;
- Payer et refacturer, le cas échéant, les droits d’enregistrement et de transcription.
Suivi comptable des recettes et dépenses du service :
- Introduction des données comptables (recettes et dépenses) dans le système SAP;
- Suivi des facturations mensuelles, annuelles, taxes;
- Préparation du budget dans le système SAP;
- Extraction des données comptables pour le chef de service;
- Suivi des frais locatifs à refacturer.
- Support et correspondant informatique :
- Assurer le support quotidien hardware et software de base pour le personnel du service;
- Assurer la gestion du matériel informatique;
- Assurer le lien entre le service et les services TIC et Géomatique;
- Contrôler régulièrement les bases de données documentaires du service;
- Assurer la formation des utilisateurs aux modules spécifiques du service en matière de gestion documentaire.
c) Profil :
Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :
- avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse, de gestion et de calcul ;
- être doté des compétences sociales suivantes :
- faculté de travail autonome ;
- bonnes connaissances informatiques ;
- bon esprit d’organisation et de coordination ;
- bon esprit d’initiative ;
- aisance au niveau des relations interpersonnelles ;
- bonnes facultés de communication ;
- faculté de travail en équipe ;
- sens des responsabilités.
Les candidat(e)s voudront indiquer le numéro de téléphone par lequel ils/elles pourront être contacté(e)s.