Secrétaire trilingue expérimenté (m/f/d)

Veröffentlicht am 26/01/2025

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Secrétaire trilingue expérimenté (m/f/d)


Description du poste


Afin de renforcer notre équipe du Secrétariat Technique, nous recherchons 1 Secrétaire trilingue expérimenté qui supervisera une équipe de secrétaires techniques et de réceptionnistes.


Tâches principales


  • En collaboration avec sa hiérarchie, organiser le travail du Secrétariat technique et de la Réception : répartition des tâches, mise en place d’une polyvalence au sein de l’équipe pour les tâches récurrentes (lettres d’adjudication, raccordements, etc.)
  • Elaborer des courriers complexes à l’attention des administrations et/ou entreprises sur base des éléments fournis par les clients internes
  • Développer et mettre en place des procédures de travail
  • Être force de proposition pour ce qui est de l’optimisation du travail et de l’amélioration continue
  • Gérer et développer les collaborateurs dont il est responsable : encadrer, former, motiver, gérer les conflits
  • Être l’interlocuteur privilégié des clients internes : comprendre leurs besoins, convenir des délais, donner du feedback quant à l’avancement du travail si nécessaire
  • Rendre sa hiérarchie attentive aux éventuels obstacles ou problèmes rencontrés pouvant avoir un impact sur les opérations de l’entreprise (retards, manque d’informations, prix non respectés, etc.)
  • Participer à l’organisation des réunions à la demande de la Direction
  • Assurer le back-up du Secrétariat de direction
  • Rapporter à ses supérieurs hiérarchiques toutes les informations, doutes, questions nécessaires
  • Selon les besoins opérationnels de la Société, le salarié peut se voir confier l'exécution de toute autre fonction compatible avec ses aptitudes professionnelles.


Tâches supplémentaires


  • Soutient les membres de ses équipes dans la communication avec les instances administratives, les entreprises et les interlocuteurs internes
  • Guide et conseille les membres de ses équipes dans l’avancement de leurs tâches
  • Contribue à la gestion et au suivi du planning des projets gérés au sein de l’équipe

 

Compétences techniques 


  • Expérience avérée dans le domaine du secrétariat
  • Compétences avérées en matière de gestion de projets (planification, contrôle, communication, etc.)
  • Compétences dans la gestion d’une équipe
  • Connaissance ou capacité à intégrer et à s’adapter aux systèmes et standards internes à la SNHBM
  • Connaissances approfondies des différents corps de métier intervenant dans les projets

 

Compétences managériales & sociales 


  • Se montre responsable de son travail et de celui de son équipe
  • Montrer l’exemple
  • Fournir les explications nécessaires et encourage ses collaborateurs dans le cadre de la gestion du changement
  • Communiquer de façon claire, positive et assertive envers les interlocuteurs
  • Être doté d’une bonne aisance relationnelle afin de développer et entretenir des relations de travail saines tant en interne qu’en externe
  • Sait formuler du feedback constructif aux membres de son équipe et à ses interlocuteurs
  • Dispose d’une expérience avérée en matière de gestion d’une équipe
  • Affiche un goût prononcé pour le travail en équipe
  • Est animé par la volonté de transmission d’expérience
  • A la capacité à anticiper et à gérer des conflits
  • Est proactif et fait preuve d’initiatives

 

Formation & Expérience 


  •  Formation supérieure en secrétariat (Bac+2) et/ou expérience dans cette fonction
  • Connaissance de l’ensemble des phases d’un projet
  • Min. 5-8 ans d’expérience dans le métier


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