Sekretär / in / Verwaltungsassistenz

Sekretär/in / Verwaltungsassistenz

Vertragsart Unbefristet – Vollzeit

Standort Luxemburg

Erfahrung Mindestens 5 Jahre im Verwaltungsbereich

Sprachen Deutsch · Französisch · Englisch · Luxemburgisch (Grundkenntnisse)

Berichtslinie Unternehmenseigentümer/in

Über die Stelle

Wir suchen eine/n engagierte und gut organisierte/n Sekretär/in / Verwaltungsassistenz für unseren Einzelhandel. Diese zentrale Position gewährleistet den reibungslosen täglichen Bürobetrieb und bietet wesentliche administrative Unterstützung für den Eigentümer und das gesamte Team. Die/der ideale Kandidat/in  arbeitet selbstständig, kommuniziert und sorgt dafür, dass alle Abläufe effizient funktionieren.

Ihre Aufgaben

Verwaltung & Büroorganisation

• Sicherstellung des täglichen Bürobetriebs und administrativer Abläufe
• Erstellung und Verwaltung von Kostenvoranschlägen, Rechnungen und Lieferpapieren
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Lieferanten- und Kundenbestellungen
• Pflege eines strukturierten Ablagesystems (physisch und digital)

Kundenbeziehungen & Kommunikation

• Erste Anlaufstelle für Kundenanfragen per E-Mail und Telefon
• Sicherstellung einer professionellen, zeitnahen und freundlichen Kommunikation
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanliegen

Unterstützung von Team & Eigentümer

• Tägliche administrative Unterstützung der Mitarbeiter und des Eigentümers
• Erstellung von Berichten, To-Do-Listen und Briefings für den Eigentümer
• Mitplanung von Urlaubs- und freien Tagen der Mitarbeiter (gemeinsam mit dem Eigentümer)
• Beitrag zur internen Koordination und zum Teamzusammenhalt

Ihr Profil

Ausbildung & Berufserfahrung

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder sekretariatsbezogenen Funktion
• Fundierte Kenntnisse in Büroverwaltung, Kundenbetreuung und Assistenzfunktionen
• Erfahrung im Einzelhandel ist von Vorteil

Fachliche Kompetenzen

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Kenntnisse in CRM-Systemen und Kundenverwaltungstools
• Erfahrung mit Rechnungs- und Buchhaltungssoftware
• Vertrautheit mit Kommunikationstools (z. B. Teams, Slack o. Ä.)

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und eine lösungsorientierte Einstellung

Sprachkenntnisse

• Vollständige berufliche Kenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch (Wort und Schrift)
• Grundkenntnisse in Luxemburgisch erforderlich

Wir bieten

• Eine stabile, langfristige Stelle in einem etablierten Einzelhandelsunternehmen
• Ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsumfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Eigentümer und echte Verantwortung
• Ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket je nach Erfahrung
• Gemeinsame Urlaubsplanung für eine gesunde Work-Life-Balance

Bewerbung

Interessierte Bewerberinnen und Bewerber sind eingeladen, ihren Lebenslauf sowie ein Motivationsschreiben an die angegebenen Kontaktdaten zu senden. Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung zu erhalten und Sie kennenzulernen.