Coordinateur opérationnel de la gestion administrative (m/f) (réf. E00034784) (réf. F00034785)

Informations générales

Qui recrute ?

Missions

• En tant que coordinateur opérationnel de la gestion administrative, vous intégrez le Département Etrangers de la Direction générale de l'immigration qui est en charge du traitement des dossiers en matière de la libre circulation des personnes et de l’immigration. Au sein de la Service « Ressortissants de pays tiers » vos missions principales seront:
  • Coordination des activités générales au sein du Service:
    • Vous soutenez l'équipe au niveau du traitement des dossiers;
    • Vous veillez à une prise de décision qui correspond aux exigences requises, aux textes légaux en vigueur à la jurisprudence nationale et internationale, ainsi qu'aux lignes directrices internes;
    • Vous analysez des recours gracieux et rédigez des courriers et décisions;
    • Vous supervisez la transposition des lignes directrices émanant des supérieurs hiérarchiques au sein du Département.
  • Assurer la communication et les relations internes et externes:
    • Vous supervisez le fonctionnement du Service afin de contribuer à l'exécution des tâches régulières dans les délais impartis;
    • Vous assurez la communication interne au sein du Service et du Département Etrangers en conseillant le Préposé du Service ainsi que les autres supérieurs hiérarchiques;
    • Vous assurez de bonnes relations avec les autres Départements et les acteurs externes impliqués (administrations, ONG, etc.).
  • Assurer une série de tâches secondaires:
    • Vous rédigez des notes ainsi que des procès-verbaux;
    • Vous êtes en charge de la rédaction, de l’élaboration et de la mise à jour des procédures internes de la cellule;
    • Vous participez à des réunions internes et externes;
    • Vous remplacez le préposé en cas de besoin.

Profil

Compétences techniques

• Afin de pouvoir mener à bien la mission qui lui incombe, le coordinateur opérationnel de la gestion administrative doit:
  • Maîtriser les outils de bureautique courant (suite logicielle Microsoft Office);
  • Avoir de très bonnes connaissances des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise : expression écrite et orale;
  • Avoir une aisance dans le maniement de la langue française et de bonnes capacités rédactionnelles;
  • Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse;
  • Être à l’aise pour travailler en équipe;
  • Travailler en autonomie et avec précision.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Expérience de travail dans un poste similaire et/ou exigeant les mêmes compétences techniques et pratiques;
• Expérience en droit du travail et/ou droit des sociétés est un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master en droit, en sciences politiques, économiques ou humaines ou de son équivalent.  

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.

Documents à fournir

Lettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l’épreuve d’aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:

• Nom(s) et prénom(s)
• Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
• Nationalité
• Adresse électronique
• Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
• Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
• Expérience professionnelle
• Connaissances en langues parlées et écrites

Pour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n’étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).